Non hai il tempo di ordinare le centinaia di opinioni di esperti su come controllare una casella di posta in fuga. Ecco perché ho fatto lo smistamento per te.

Mentre approfondivo una dozzina di queste strategie per aumentare la produttività della posta elettronica, è nato un tema: tenetelo breve.

In questo spirito e senza ulteriori ritardi, ecco i migliori suggerimenti dei guru della produttività per evitare i sink di tempo della posta elettronica.

Non lasciare che la tua casella di posta imposti il ​​tuo programma

Sono una di quelle persone che visita la sua casella di posta prima di prendere il caffè o di aprire un giornale al mattino (ricorda i giornali?). Ecco perché il primo suggerimento offerto da Audrey Thomas di OrganizedAudrey.com, mi ha buttato per un giro, Aspetta un'ora nella tua giornata di lavoro prima di controllare la tua email.

Poiché molti di noi comunicano con persone lontane dal nostro fuso orario, questo suggerimento sarà difficile da seguire. Tuttavia, l'ultimo dei 10 consigli di Audrey è uno che approvo vivamente (con una qualifica): Disattiva tutte le notifiche via email. Dopo tutto, chi è il capo, tu o la tua casella di posta?

La qualifica è che potresti voler impostare degli avvisi per la posta che ricevi da persone che potrebbero effettivamente inviarti un messaggio urgente. In tal caso, puoi creare una regola che ti avvisa tramite messaggio di testo quando ricevi posta da quella persona (spiegherò questo processo in un prossimo post), o userai un servizio come AwayFind.

Ho descritto come utilizzare AwayFind in un post di novembre 2012 intitolato "Come tacitare le notifiche su smartphone e tablet" (scorrere fino alla fine del post per informazioni sull'app). AwayFind costa $ 5 al mese per un account e-mail e $ 15 al mese per un massimo di cinque account; entrambi gli account personali e Pro vengono forniti con prove gratuite di 30 giorni.

La regola di cinque frasi salva il tuo tempo e il loro

Proprio come ci sono persone che amano il suono della propria voce, molti di noi credono che i destinatari dei nostri messaggi trovino la nostra e-mail in preda alla rivettatura. Non così. Stephanie Vozza dell'imprenditore chiama la regola dell'e-mail a cinque frasi un "salvavita della produttività".

Vozza consiglia di inserire un poscritto in fondo ai tuoi messaggi che recita "Per risparmiare tempo e tempo, sto limitando tutte le mie risposte a cinque frasi o meno". In effetti, la regola delle cinque frasi non si applica solo alle risposte. Vozza cita l'imprenditore seriale Guy Kawasaki: "Meno di cinque frasi sono spesso brusche e brutali, più di cinque frasi perdono tempo."

Kawasaki ritiene che le email debbano rispondere a cinque domande: chi sei, cosa vuoi, perché lo chiedi, perché il destinatario dovrebbe fare quello che stai chiedendo e quale sarà il prossimo passo. L'unica eccezione alla regola delle cinque frasi è quando si elogia qualcuno. Quindi Kawasaki suggerisce che "vai avanti quanto vuoi".

I TLA possono essere RTS (risparmiatori in tempo reale)

Uno dei modi migliori per trasmettere il tuo messaggio in meno tempo è incapsularlo nella riga dell'oggetto con TLA (acronimi di tre lettere). Les McKeown di Inc. "sviscera" l'oggetto dell'email in "Chiave per la produttività delle e-mail? Migliori linee tematiche".

Quando una risposta di due o tre parole è sufficiente, o semplicemente per confermare la ricezione di un messaggio, è possibile rispondere senza il messaggio originale e iniziare la riga dell'oggetto con "Ottenuto, farà (eom)" per indicare che il destinatario non necessita ' t apri il messaggio. Oltre a "eom" (fine del messaggio), McKeown suggerisce molti altri TLA di argomento: NRR (nessuna risposta richiesta), Y / N (sì / nessuna domanda), RB [T] (risposta di un tempo / data stabiliti ), AB [T] (azione di una data / ora impostata) e PYR (secondo la tua richiesta), che per me sembra troppo ovvio, e forse anche un po 'snarky.

File o non file?

Molti esperti di produttività della posta elettronica insistono sul fatto che la tua casella di posta è vuota alla fine di ogni giornata lavorativa. Prendo l'approccio opposto: la mia casella di posta è il mio archivio di messaggi ricercabili. Tuttavia, riconosco prontamente i vantaggi di un sistema di archiviazione della posta organizzato.

La chiave per un tale sistema è creare cartelle in cui posizionare i messaggi in base a vari criteri. George Kao di Medium.com ha ideato un sistema di e-mail di sette categorie che sostiene che possa contenere tutti i messaggi che potresti ricevere.

Dal punto di vista della produttività, la più importante delle sette categorie di Kao è la prima: non c'è bisogno di rispondere o leggere, che per me equivale a "cancella". Le altre categorie sono file via, risposta opzionale, lettura opzionale, risposta richiesta oggi, risposta richiesta in seguito e follow-up. Kao sottolinea che alcune di queste categorie richiedono delle sottocategorie.

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Se sette categorie di mail sono troppe per te, Susan Adams di Forbes raccomanda l'approccio di gestione della corrispondenza "tre-condito" dell'esperto di produttività Mark Hurst: irrilevante, pertinente ma non perseguibile e perseguibile.

Nella prima categoria ci sono messaggi di spam e "reply-all", che Hurst dice che dovresti eliminare immediatamente. La posta nella seconda categoria dovrebbe essere archiviata, secondo Hurst. Questo lascia solo i messaggi a cui Hurst si riferisce come "lavoro", che ti raccomanda di spostare in una cartella "da fare".

Anni fa, un responsabile di ufficio con esperienza mi ha detto che la chiave per la gestione dei file cartacei era quella di gestire ogni file il numero di volte necessario, e preferibilmente solo una volta. Spostando la posta dalla posta in arrivo e in una cartella a cui si accederà in seguito, si aggiunge un passaggio alla gestione della posta. Ma se una casella di posta vuota è il tuo obiettivo, il sistema di Hurst è tanto semplice quanto intuitivo.

Un altro articolo di Forbes pubblicato questa settimana e scritto da Cathie Ericson offre 5 modi per prendere il controllo della tua casella di posta elettronica. Ericson cita Marsha Egan di InboxDetox.com come raccomandandoti di controllare la tua posta solo tre volte al giorno: la prima cosa al mattino, dopo il pranzo e verso la fine della giornata lavorativa. Se necessario, dice Egan, è possibile aggiungere controlli via email a metà mattina e metà pomeriggio.

Egan ti consiglia inoltre di evitare di aprire la tua app di posta quando sei "in fuga" perché vuoi aspettare fino a quando non avrai il tempo di rispondere deliberatamente. Inoltre, avvisa di sfogliare la tua casella di posta appena prima di andare a dormire, perché guardare in un monitor luminoso può impedirti di addormentarti velocemente.

Pensa prima di rispondere, o non rispondere affatto

Molti esperti di e-mail mettono in guardia dal rispondere immediatamente ai messaggi se non è necessario. Come sottolinea George Kao di Medium.com, "la distanza crea una prospettiva".

Considera anche che per alcuni messaggi l'e-mail potrebbe non essere il mezzo più efficace. Quando ti ritrovi a urtare contro la regola delle cinque frasi, potrebbe essere il momento di alzare il telefono o, se la persona è nelle vicinanze, fermati di persona per consegnare il tuo messaggio. Viceversa, un messaggio di testo può essere la soluzione migliore per le note brevi che devono essere lette o fornite per rispondere immediatamente.

Anche se non si riferisce direttamente alla produttività, un altro suggerimento ripetuto dagli esperti di e-mail è di mantenere il tono del tuo messaggio "positivo e amichevole". Come in tutte le comunicazioni elettroniche, l'ironia e altri tentativi di umorismo spesso cadono senza l'adeguata flessione della voce o gesti ed espressioni personali. Questo è un altro motivo per pensare a sollevare il telefono o fermarsi a consegnare il tuo messaggio in carne e ossa.