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Mentre ogni piccola impresa è diversa, ci sono un certo insieme di applicazioni che quasi ogni piccola impresa ha bisogno.

Queste applicazioni sono generalmente raggruppate in "suite" di ufficio e sono costituite da e-mail, calendario, elaborazione di testi e fogli di calcolo. A volte vengono con altri strumenti, come un gestore di presentazioni, un database o un gestore di moduli e altro ancora. Una di queste suite per ufficio è Microsoft Office, ora venduta principalmente come Office 365. Un'altra è G Suite di Google.

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Per anni, il mercato delle suite per ufficio era dominato da Microsoft nella sua suite di prodotti Microsoft Office. Prima di diventare un mondo mobile e incentrato sul web, la gente doveva installare le app sui propri computer, inserendo un CD-ROM (un giorno indietro), un DVD (nel corso della giornata), oppure scaricando e avvio di un programma di installazione.

Non c'era dubbio che le applicazioni desktop di Microsoft Office fossero potenti e capaci, ma erano eccessive per molti utenti, estremamente complesse e una sfida di gestione delle licenze e manutenzione in corso.

Microsoft Office è ancora in circolazione. In effetti, è uno dei prodotti di maggior successo nella storia. È stato lanciato come pacchetto nel 1990, ma le sue applicazioni principali, come Word ed Excel, sono state lanciate 35 anni fa nel 1983.

Perché sto parlando di Office quando questo è un articolo di G Suite? Office è il gorilla da 800 libbre in questo spazio. Per capire dove G Suite può adattarsi alla tua attività, è utile avere una prospettiva su Office.

La maggior parte delle piccole imprese sceglie generalmente Office 365 o G Suite. Uso entrambi perché sono entrambi abbastanza economici per i piccoli tassi di business. Ho diversi progetti client che richiedono strumenti diversi e ho le funzionalità preferite che utilizzo da entrambi i prodotti.

Offro regolarmente presentazioni enormi, spesso con 60-70 diapositive o più, e faccio quelle nella versione desktop di PowerPoint. Il software di webcast che usiamo ingerisce solo diapositive di PowerPoint e ho 20 anni di memoria muscolare che li fanno.

Ma uso anche G Suite.

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G Suite ha le app per ufficio standard

Uso Gmail come strumento di comunicazione principale e ci vivo costantemente. Nel 2014, sono passato da Outlook desktop a Gmail e non ho rimpianto per un attimo la mossa.

Per me, il nucleo di G Suite è Gmail. I tre maggiori vantaggi sono che è disponibile ovunque, non devo preoccuparmi di dove è il mio file di posta (che era un problema ai tempi di Outlook), e la ricerca è eccellente.

Ho 18 GB di email, risalenti al 1997. Quando mi sono trasferito a Gmail, ho spostato tutti i miei messaggi di Outlook nel mio negozio di posta Gmail. Quindi, anche se sono stato su Gmail solo dal 2014, posso cercare tutta la mia cronologia, risalendo a 21 anni, in circa un secondo.

Dato che so che alcuni di voi chiederanno, ho usato un servizio chiamato YippieMove (sul serio, questo è il loro nome). Ci sono voluti circa una settimana, ma tutti i miei messaggi sono stati trasferiti perfettamente dal mio account Office 365 a Gmail.

Oltre a Gmail, queste sono le app standard fornite con G Suite:

• Calendario: poiché Calendar gestisce più calendari in modo ottimale, è il mio strumento ideale per bloccare i tempi dei progetti

• Documenti: elaboratore di testi di G Suite

• Fogli: un foglio di calcolo

• Diapositive: un pacchetto di presentazione di base

• Keep: un grande, piccolo strumento per prendere appunti

• Siti: un costruttore di siti web

• Forme: uno strumento per costruire forme veloci, ma sorprendentemente potenti

• Hangouts: uno strumento di chat come Slack

• Hangouts Meet: videoconferenza negli hangout

Per essere onesti, queste core app di Business G Suite sono quelle che definirei "abbastanza buone". Per la maggior parte degli utenti, per la maggior parte delle applicazioni, Documenti, Fogli e il resto sono fantastici.

Detto questo, se sei un utente di fogli di calcolo di potenza che esegue modelli matematici di alto livello, probabilmente vuoi Excel desktop. Se stai scrivendo un libro che ha bisogno di lavorare con un sistema di produzione, potresti volere Microsoft Word o un pacchetto di desktop publishing tradizionale. Come ho già detto, produco presentazioni giganti, quindi la versione desktop di Microsoft PowerPoint è l'unico modo per me.

Tuttavia, la stragrande maggioranza degli utenti non sono utenti esperti con esigenze molto specifiche e profonde.

La semplicità di G Suite ha un forte appeal. Nick Leffler, proprietario di Exprance, una società di marketing digitale californiana, mi ha detto: "Ho usato G Suite per molti anni ed è stato fantastico in ogni fase del processo, piuttosto che impacchettare funzioni inutili che complicano le cose ( come Office 365) è pulito e semplice. "

Nick ha scelto G Suite perché, "È un terreno familiare per la maggior parte delle persone, quindi non c'è nessuna possibilità di imparare, è solo stare fuori mano e portare a termine il lavoro".

Perché dovresti pagare G Suite quando le app di Google sono gratuite?

La maggior parte della gente sa che Gmail e le varie app di Google come Documenti e Fogli sono disponibili gratuitamente. Perché allora qualcuno dovrebbe pagare per loro sotto forma di G Suite?

G Suite è progettato per offrire una varietà di funzioni e funzionalità orientate al business. Scoprirò più approfonditamente la maggior parte di queste funzioni in seguito, ma ecco un breve riepilogo del motivo per cui potresti voler acquistare un abbonamento a G Suite piuttosto che utilizzare le versioni consumer di Google delle sue app:

• G Suite offre funzionalità di gestione e amministrazione degli utenti su più utenti.

• G Suite aggiunge alcune funzionalità di collaborazione privata e sicura molto interessanti.

• G Suite ti consente di aumentare considerevolmente lo spazio di archiviazione.

• G Suite offre vari livelli di auditing e business eDiscovery.

• G Suite ti offre la possibilità di utilizzare il tuo dominio di posta elettronica.

• G Suite ti consente di comporre un numero e ottenere una persona di supporto umano effettiva e utile.

Alcuni di questi sono incredibilmente utili. Personalmente, apprezzo l'archiviazione aggiunta, il dominio di posta elettronica personalizzato e il supporto. Quali caratteristiche avvantaggiano la tua azienda dipenderà da ciò di cui hai bisogno.

Ho fatto il ping dei social media e ho chiesto ad alcune persone come usano G Suite. Samantha Avneri è direttore marketing di Regpack, una società di software di registrazione online con meno di 30 dipendenti.

Mi ha detto: "Utilizziamo gli strumenti di G Suite ampiamente nella nostra attività per continuare a svolgere attività e mantenere i documenti di collaborazione in un'unica posizione, facilmente modificabili e facili da cercare e trovare." Ha continuato a dirmi: "Docs è inestimabile per i miei progetti di content marketing e Sheets è l'unico modo per caricare, modificare e condividere rapporti, budget e altro ancora."

Anita Williams Weinberg è la direttrice principale e creativa della VerbStudios, un'agenzia creativa con sede a Seattle. Anita mi ha detto: "Il mio team utilizza estensivamente i prodotti G Suite, poiché lavoriamo molto con le startup: molte sono aziende blockchain, AI o IoT che eseguono il bootstrap, quindi la soluzione Google è davvero super conveniente per loro".

A proposito di costi, parliamo di prezzi.

I prezzi di G Suite sono chiari e comprensibili

I prezzi di Office 365 possono creare confusione - a livello di Microsoft che confonde. Esistono così tanti diversi abbonamenti di Office, che dipendono dal fatto che tu sia un individuo o una piccola azienda, un'impresa o che abbia qualche licenza aziendale Windows esistente o un piano di Azure, che sia quasi impossibile descrivere tutte le opzioni in un singolo articolo.

Al contrario, G Suite ha tre piani: Basic, Business ed Enterprise. Ecco un breve riassunto:

• Di base è $ 5 / mese per utente. Ottieni tutte le app da 30 GB di spazio per utente.

• L'attività è $ 10 / mese per utente. Ottieni 1 TB di spazio di archiviazione per utente. Se hai cinque o più utenti, hai effettivamente spazio illimitato. Ne parlerò di più qui sotto. Aggiunge anche una capacità di eDiscovery.

• L'azienda è $ 25 al mese per utente. I piani aziendali vengono forniti con tutto il piano aziendale, insieme a un sacco di strumenti di amministrazione e gestione a livello aziendale.

Questa è una delle cose che mi piacciono di G Suite. È chiaro e comprensibile.

G Suite è online e non richiede installazione

Office 365 è un prodotto interessante, perché è un ibrido. Quando acquisti un abbonamento a Office, ottieni l'accesso alle versioni complete scaricabili delle app principali di Office (quali app dipende da quale abbonamento), oltre a versioni più limitate delle app per dispositivi mobili e Web.

G Suite è ciò che noi smanettoni chiamiamo un'app SaaS, per Software as a Service. Ti iscrivi a G Suite, anziché acquistarlo. A differenza dei software installabili della vecchia scuola come le app di Office principali, non devi installare G Suite sul tuo computer. Invece, accedi semplicemente al tuo account G Suite (proprio come faresti per accedere a Gmail).

Ci sono alcune app mobili che puoi installare sul tuo telefono, e c'è una modalità offline, quindi puoi lavorare su progetti in G Suite senza essere connessi a Internet. Questo è utile se viaggi. Anche se, personalmente, quando perdo la mia connessione internet, mi siedo lì e piagnucolo pietosamente fino a quando i bit ricominciano a scorrere.

Candy Bellau è il proprietario di Kramerica Business Solutions LLC, un fornitore di servizi di contabilità e business con sede a Metairie, in Louisiana, appena fuori New Orleans. Mi ha detto: " Adoro G Suite, tutto è legato tra loro, e-mail, calendario, foto, guida, fogli. È tutto lì. Posso accedere a qualsiasi cosa abbia bisogno dal mio portatile, dal telefono o da qualsiasi computer. è login. Per i miei affari e la mia vita, rende le cose molto più semplici. "

G Suite Gmail, Calendar e il tuo dominio di posta elettronica

Uno dei vantaggi di G Suite è che ti consente di impostare il tuo dominio personale come server di posta. Ciò significa che puoi avere indirizzi email con indirizzi più unici di tuo [email protected]. Invece, è possibile ottenere e inviare posta come [email protected].

Ora, consumer gmail ti consente di ricevere e inviare posta da un dominio personalizzato. La differenza è che per farlo (soprattutto per inviare), è necessario un altro server di posta elettronica che ospita quel dominio. G Suite gestisce l'hosting del dominio, che riduce tremendamente le complicazioni.

Mi affido assolutamente a Google Calendar per gestire tutti i miei progetti e le scadenze. Sto scrivendo questo articolo, proprio ora, in Google Docs (anche se uso anche Word - dipende in gran parte da ciò che funziona meglio per i miei clienti). Uso Hangouts per la comunicazione con i miei team di lavoro. E ho eseguito il backup di terabyte di dati su Google Drive.

G Suite offre una collaborazione molto semplice

G Suite include anche Google+, che è anche il social network gestito da Google. Ciò che rende interessante Google+ nel contesto di G Suite è che puoi creare il tuo social network aziendale privato e sicuro. Pertanto, anche se Google+ come concorrente di Facebook potrebbe non aver ottenuto una notevole trazione, l'utilizzo delle funzionalità di Google+ all'interno della tua organizzazione, in privato, potrebbe rivelarsi molto utile.

Non uso molto Google+, ma utilizzo la collaborazione basata su app di G Suite. In parole semplici, puoi avere un foglio di calcolo o un documento di elaborazione di testi aperto sul tuo schermo e condividerlo con tutti i membri della tua squadra che desideri. Ognuno può modificarlo e le modifiche vengono visualizzate durante la digitazione.

I miei team lo usano spesso nelle riunioni telefoniche, a volte mantenendo aperti due o tre documenti e sullo schermo contemporaneamente. I membri del team possono aggiungere le proprie note, modificare le celle del foglio di calcolo o modificare il testo. Scriverò spesso titoli direttamente sulla chiamata, quindi li indicherò e i clienti potranno apportare modifiche in tempo reale. È un enorme risparmio di tempo.

Shawn Breyer gestisce Breyer Home Buyers con sede ad Atlanta, un servizio di acquisto di una casa. Controlla la loro pagina web, perché hanno un interessante modello di business nel mercato delle vendite domestiche. Shawn mi ha detto: "Siamo in grado di accelerare la nostra produzione con le funzioni collaborative di G Suite. Posso avere cinque persone che lavorano sullo stesso file Fogli Google allo stesso tempo".

Ora, per essere onesti, le versioni online delle applicazioni core di Microsoft consentono anche un'eccellente collaborazione, ma ciò non diminuisce il potere di collaborazione di G Suite. Trovo G Suite molto più semplice da configurare, accedere e entrare.

Le app di Google sono anche molto più comuni per l'utilizzo della collaborazione. Nelle centinaia (se non migliaia) di riunioni telefoniche in cui sono stati condivisi documenti in tempo reale, penso che l'unica volta in cui abbiamo utilizzato le app di Office 365 online era quando il client era Microsoft.

Google Drive archivia tutti i tuoi documenti nel cloud

Google Drive è un concorrente diretto di Dropbox, Microsoft OneDrive, Box e altri servizi simili.

Come con le altre app di G Suite, c'è una versione individuale e per il consumatore di Google Drive e una versione di G Suite. A differenza delle altre app Google consumer, gli utenti devono pagare per Google Drive in entrambi i casi e la versione individuale può essere molto più costosa di un abbonamento a G Suite.

Diamo un'occhiata prima alla versione consumer. A partire da oggi (il prezzo dei servizi di storage cambia molto, quindi questo potrebbe cambiare nel momento in cui lo leggi), i consumatori ricevono 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Se utilizzi Gmail consumer, tutti i tuoi messaggi vengono conservati in questo archivio, così come tutti i file delle tue app. Google consente anche alcuni archivi fotografici gratuiti, poiché la versione consumer di Google Drive è ciò che esegue il backup di molti telefoni Android.

Dopo questo 15 GB, l'archiviazione (di nuovo, nella versione non G Suite di Google Drive) ha un prezzo simile a questo:

• Fino a 100 GB: $ 1, 99 / mese

• Fino a 1 TB: $ 9, 99 / mese

• Fino a 10 TB: $ 99, 99 / mese

• Fino a 20 TB: $ 199, 99 / mese

• Fino a 30 TB: $ 299, 99 / mese

Come puoi vedere, si aggiunge.

Confrontando questi prezzi con quelli di G Suite ci vorrà un po 'di cervello, ma lavora con me per un minuto. Per G Suite, Google ha due modelli di prezzo: un'assegnazione dello spazio per utente e uno spazio di archiviazione completamente illimitato.

I posti economici di G Suite hanno una memoria per utente. Il piano di base fornisce 30 GB di spazio di archiviazione nel cloud (insieme a tutte le altre funzionalità di G Suite illustrate sopra) per $ 5 al mese. Se tutto quello che volevi era l'archiviazione, chiaramente la versione consumer da $ 1, 99 / mese con 100 GB è un affare migliore.

È il business plan in cui le cose iniziano a diventare interessanti. Se nel tuo piano aziendale hai meno di cinque utenti, pagherai $ 10 al mese per utente e riceverai 1 TB di spazio di archiviazione per utente. Questo è essenzialmente lo stesso affare del servizio al consumatore.

Ma quando hai cinque o più utenti (sul piano Business o Enterprise), all'improvviso hai spazio illimitato. Questo è grande

Un tempo molte società di cloud storage offrivano uno spazio di archiviazione illimitato, ma uno a uno, hanno ritirato quelle offerte. Ora, l'unica azienda che ho trovato che offre spazio illimitato a un prezzo che le piccole imprese possono assorbire è Google.

Ho qualcosa come 13 TB sul mio Google Drive nel cloud. Avrei di più, ma da quando sono passato a Google Drive, la velocità di upload di Comcast è così lenta, sono riuscito a ottenere solo 13 TB. Ho molto altro da fare. Uso Google Drive come servizio di backup su cloud, oltre a tenere copie live di tutti i miei documenti. (Ne parleremo tra un po '.)

Se dovessi provare a memorizzare 13 TB utilizzando il modello di prezzo al consumo per Google Drive, pagherei quasi duecento dollari al mese e tutto lo spazio sarebbe legato solo al mio account. La mia piccola azienda include mia moglie e non sarebbe in grado di condividere facilmente lo spazio di archiviazione.

D'altra parte, ho acquistato un abbonamento per cinque utenti nel piano Business Google G Suite. Ogni utente costa $ 10 al mese. In quanto tale, pago cinquanta dollari al mese per spazio illimitato, invece di duecento dollari al mese per lo stoccaggio con un limite di 20 TB.

È un po 'strano, perché ho solo due utenti effettivi, ma pagando l'importo di $ 50 / mese, le vaste risorse di archiviazione di Google si aprono completamente. So anche che posso facilmente aggiungere fino a tre lavoratori aggiuntivi ai progetti senza aumentare la spesa mensile di G Suite.

Ovviamente, se non è necessario memorizzare o eseguire il backup di terabyte, potrebbe non essere necessario questo servizio. Ma tieni presente che progetti come le produzioni video 4K consumano lo storage molto, molto velocemente. Per me, questa è una parte essenziale della mia architettura di archiviazione.

La mia unica paura (ed è ragionevole considerando la storia di Google di uccidere i prodotti) è che un giorno Google cambierà la sua politica di archiviazione illimitata come ha fatto Amazon. La mia unica vera fonte di speranza qui è che invece di $ 60 all'anno, che è ciò che addebita Amazon, Google addebita un minimo di $ 50 / mese. Poiché i costi di archiviazione sono sempre in calo (soprattutto per Google che acquista spazio in blocchi di dimensioni planetarie), ciò potrebbe essere sufficiente per mantenere il programma in corso.

Ricerca a tutto testo (anche nelle immagini)

Concluderò la mia panoramica di G Suite con una delle mie funzionalità preferite. Ora che memorizzo la maggior parte dei miei documenti e file nel cloud su Google Drive, accedo alla leggendaria ricerca di Google sui miei documenti.

Questo è importante perché Google Drive non cerca solo testo nei documenti di testo. OCR tutto, quindi anche se hai scattato una foto di un segno e tutto ciò che hai in quel file è pixel, Google Drive lo troverà.

Tra Gmail per tutta la mia posta dal 1997 e Google Drive (che ospita tutti i miei documenti non governativi e non FERPA), posso cercare qualsiasi cosa abbia mai scritto, scaricato, scansionato o fotografato - in tutto il mio documenti dell'azienda.

Una cosa da notare a questo proposito: la ricerca di Google Drive su Google Drive rispetta i diritti di accesso. Dato che sono l'utente principale della mia piccola azienda, ho accesso a qualsiasi cosa nei miei file. Tuttavia, altri dipendenti o partner possono vedere solo ciò che viene loro offerto tramite i considerevoli controlli di gestione e accesso di G Suite.

Dovresti prendere G Suite?

Come per quasi tutti gli acquisti, la decisione "dovresti comprare" si basa sempre sulle tue esigenze specifiche. Detto questo, i prezzi su G Suite sono accessibili praticamente da qualsiasi piccola impresa ei vantaggi sono piuttosto notevoli.

Sono preoccupato che Google possa vedere tutto ciò che faccio? Si. Ad un certo punto. Ma dal momento che quasi tutte le organizzazioni con cui collaboro (comprese le agenzie governative) utilizzano anche i prodotti e i servizi di Google, immagino che Google vedrà le mie cose in un modo o nell'altro. Finché Google si fa da parte per proteggersi dalla violazione - e sono in una posizione migliore per farlo di quanto non lo sarò mai - non sono troppo preoccupato che i miei documenti entreranno nel Grande Indice Il cielo.