Non molte persone usano solo un computer. Infatti, molti di noi saltano da una macchina all'altra nel corso di una giornata lavorativa.

Il modo migliore per assicurarti di poter accedere ai tuoi file importanti da una qualsiasi delle macchine della tua vita digitale è quello di archiviare i file online. Se utilizzi Google Documenti come repository di file online, questi suggerimenti ti aiuteranno ad abbreviare la tua giornata lavorativa.

Invia una copia compressa di tutti i tuoi file di Google Documenti sul tuo disco rigido

La maggior parte degli utenti di PC esegue il backup dei loro file importanti copiandoli su un disco ottico o su un dispositivo di archiviazione USB o caricandoli su un servizio di archiviazione online. Ora i backup online funzionano anche dall'altra parte.

Per scaricare tutti i tuoi documenti, fogli di lavoro, presentazioni e altri documenti di Google Documenti sul tuo PC in un unico file compresso, seleziona qualsiasi file e fai clic su Altro> Scarica. Scegli "Tutti gli elementi" e controlla un tipo di file o "Non scaricare (salta)" nei menu a discesa per ogni categoria di file. È inoltre possibile modificare tutti i formati in MS Office, Open Office o PDF.

Ci sono voluti meno di un minuto per comprimere e scaricare 300 file - per lo più documenti Word e fogli di calcolo Excel - in un file ZIP da 68MB. Se preferisci non attendere il completamento del download, fai clic su "Email quando sei pronto" per fare in modo che Google ti invii un link quando il file è disponibile per il download.

Utilizza la correzione automatica di Google Documenti per salvare la digitazione

L'editor di testo di Google Documenti suggerisce correzioni per le parole errate: fai clic con il pulsante destro del mouse o fai clic sulla parola, scegli "Correggi sempre" e seleziona l'ortografia corretta dai termini suggeriti.

Puoi anche creare scorciatoie per testo immesso in comune, come il tuo nome, il titolo, il datore di lavoro o un altro termine ripetuto più volte. Per fare ciò, fare clic su Strumenti> Preferenze, immettere i tasti di scelta rapida nella casella Sostituisci e il testo desiderato nella casella Con. Ora quando si inserisce quella stringa di testo seguita da uno spazio, verrà visualizzato il boilerplate più lungo.

Per impedire a Google Documenti di creare automaticamente frazioni, ellissi, simboli di copyright e marchi e altri caratteri speciali, deseleziona l'elemento nell'elenco Preferenze o fai clic sulla x a destra per eliminare l'elemento.

Scorciatoie da tastiera in particolare per Google Documenti

La maggior parte di noi può ricordare una dozzina di scorciatoie da tastiera che usiamo regolarmente. In un post del 2008, descrivo come creare un file di testo che elenca dozzine di combinazioni di tasti, quindi l'unica scorciatoia da tastiera che devi ricordare è quella che assegni ad aprire quel file.

Per aprire la versione di Google Docs di questo cheat-shortcut da tastiera, premi Ctrl (o Command su un Mac) e / (barra diretta). In alternativa, puoi aggiungere queste cinque combinazioni di battute di Google Docs all'elenco di collegamenti principali:

Ctrl-Maiusc-C : visualizza un conteggio delle parole

Ctrl-Maiusc-Y : visualizza la definizione della parola selezionata

Ctrl; (punto e virgola): passa alla successiva parola errata

Alt-Maiusc-F : vai alla barra dei menu

Ctrl- \ (backslash): cancella la formattazione

Suggerimento bonus: per ottimizzare la visualizzazione in Google Documenti, inserisci Ctrl-Maiusc-F per attivare la visualizzazione a schermo intero. Fai clic su Visualizza> Schermo intero per nascondere i controlli. Premere Esc per visualizzare i controlli e Ctrl-Maiusc + F di nuovo per tornare alla visualizzazione normale.

Rendi i file accessibili a tutti o solo agli invitati

Tutti i file che archivi su Google Documenti sono privati ​​per impostazione predefinita. Per condividere un file, fai clic destro e scegli Condividi. Da questo menu è possibile inviare il file come allegato di posta elettronica, inviare una e-mail ai collaboratori designati, o scegliere nuovamente Condividi per aprire la finestra di dialogo "Impostazioni condivisioni".

Fai clic su Cambia in "Chi ha accesso" per rendere pubblico il file (accessibile a chiunque sul Web) o disponibile a chiunque abbia un link al file. Queste due opzioni non richiedono alcun accesso e puoi decidere se i visualizzatori possono modificare il file.

Puoi anche mantenere il file privato ma condividerlo con le persone che hai designato. Questa impostazione richiede che i collaboratori eseguano l'accesso per accedere al file. Fai clic nella casella di testo "Aggiungi persone" e inserisci un indirizzo e-mail o seleziona le voci dall'elenco dei contatti.

Per impostazione predefinita, anche le persone con cui condividi possono modificare il file. Fai clic su "Può modificare" a destra per limitarli a commentare o solo a visualizzare il documento. Puoi anche incollare il contenuto del file nel messaggio e inviarti una copia.