Se hai mai inviato una e-mail privata a una festa non intenzionale, o hai dimenticato di includere un allegato in una e-mail aziendale, non sei il solo.

Ecco nove suggerimenti per evitare gli snafus di e-mail comuni:

1. Dimenticare gli allegati

"Ho allegato il documento per la tua recensione." "Oops, no non l'ho fatto." Dimenticare gli allegati è così comune che il Rilevatore di allegati dimenticati di Google è passato da Google Labs a una funzione permanente in Gmail. Il modo migliore per evitare di dimenticare di includere gli allegati, anche se si utilizza Gmail (il rilevatore di allegati dimenticato non è infallibile), è quello di allegare il file prima di iniziare a comporre il tuo indirizzo e-mail. Se aspetti di aver scritto la tua e-mail, il tuo cervello potrebbe passare al tuo prossimo compito e dimenticare l'allegato.

2. Copia nascosta in carbonio

Probabilmente sei abituato a fare in modo che la gente inviti collaborazione al lavoro. Ma a volte, Ccn: è l'opzione migliore. Usa la copia nascosta quando invii via e-mail una lista di persone che non hanno nulla a che fare l'una con l'altra. Ad esempio, se invii una newsletter, è cortesia comune inviarla a te stesso e a Ccn: i destinatari. Le persone possono proteggere i loro indirizzi e-mail e non vogliono che vengano pubblicizzati su tutti in un elenco di e-mail di massa. Se ricevi una e-mail da un mittente che avrebbe dovuto usare Bcc :, è possibile suggerire la funzione senza sembrare un coglione. Lori Grunin, redattore capo di CNET, raccomanda una risposta gentile come: "Non penso che volevi inviarlo a tutti, sapevi che potresti nascondere gli indirizzi con Bcc:?".

3. E-mail emozionali o ubriachi

L'invio di un'e-mail quando sei eccessivamente emotivo, o anche ubriaco, può tornare a perseguitarti. Per gli utenti di Gmail che pensano di scrivere le migliori e-mail dopo qualche drink, prendi in considerazione l'attivazione di Mail Goggles in Labs. Se sei abbastanza sobrio per rispondere a qualche domanda di matematica, allora sei a posto. Tutti noi possiamo trarre beneficio da alcune best practice relative alla posta elettronica emotiva: quando senti il ​​desiderio di inviare un'e-mail emotiva, vai avanti e scrivilo per sfogarti. Salva l'e-mail come bozza, quindi attendi 24 ore prima di premere Invia. È possibile che modifichi in modo significativo l'e-mail originale o lo elimini del tutto. E sarai felice che tu abbia aspettato.

4. TUTTI I CAPI

Questo suggerimento di etichetta si applica davvero a tutto su Internet. Scrivere in tutti i berretti si presenta come un urlo e nessuno vuole essere urlato. Inoltre, è difficile leggere qualcosa scritto in maiuscolo. Google voleva eliminare così tanto il mondo da tutte le maiuscole, omettendo completamente il tasto Bloc Maiusc nei loro Chromebook.

5. Controlla due volte il completamento automatico dell'indirizzo

Il completamento automatico può essere molto utile, ma hai mai inviato una e-mail errata a Ed, Jen o Bob? Assicurati che il completamento automatico sia stato inserito nel destinatario giusto prima di premere Invia.

6. Non fare affidamento solo sul controllo ortografico

Il tuo browser o la tua app di posta elettronica potrebbero fare un buon lavoro nel controllo degli errori di ortografia, ma dovresti sempre correggere le e-mail per la grammatica. Hai anche la possibilità di copiare la tua e-mail in Microsoft Word, o simili, eseguendo un controllo grammaticale, quindi incollandolo nuovamente nel tuo programma di posta elettronica.

7. Emoticon e stenografia su Internet

Le emoticon sono carine e possono aiutare a trasmettere umorismo, tristezza, shock o altre emozioni che possono essere difficili da raccogliere altrimenti. Tuttavia, includerli nelle e-mail aziendali probabilmente non è una buona idea. Se diventa evidente che lo scambio sta prendendo un tono più casual e l'altra persona li sta usando liberamente, provaci, ma non punteggiare ogni frase con una faccina. Lo stesso vale per la stenografia su Internet, come LOL, ROTFL e OMG.

8. Taglia i thread di posta elettronica

Le e-mail avanti e indietro possono portare a una serie piuttosto lunga di e-mail che vengono inoltrate e risposte. Prendete in considerazione la possibilità di abbinarli alla coppia più recente di e-mail. Un gigantesco thread di e-mail sembra disordinato e può far sentire il lettore sopraffatto. Inoltre, si desidera evitare che il thread venga inoltrato accidentalmente a qualcuno che non avrebbe dovuto essere a conoscenza di alcuni degli scambi precedenti.

9. Annulla (Gmail)

Se sei un utente Gmail, una funzionalità estremamente utile è la funzione Annulla. È possibile annullare cancellazioni, archivi, etichette e altro, ma il più utile è Annulla invio. Annulla è l'ultima linea di difesa contro molti degli errori sopra elencati. Abilitalo in Impostazioni, in Labs. Quindi, andare su Impostazioni generali e impostare il periodo di cancellazione su 5, 10, 20 o 30 secondi. Se non sei un utente Gmail, valuta la possibilità di compilare il campo A: prima che tu sia pronto a inviarlo. Questo ti aiuterà a evitare di spedire l'e-mail accidentalmente. Se sei un utente Mac, dai un'occhiata ai suggerimenti di Topher Kessler sulla prevenzione delle e-mail accidentali con OS X Mail.

Questo è tutto. Se desideri condividere qualche buona storia di e-mail, per favore pubblica i commenti qui sotto.