Office per iPad fa schifo all'esportazione di PDF, quindi usa IFTTT per migliorarlo

Alla fine del mese scorso, Microsoft ha implementato una serie di aggiornamenti di Office per iPad, inclusa l'opzione di benvenuto per l'esportazione di file Word, Excel o PowerPoint in PDF.

Un solo problema: è molto limitato. Per prima cosa, è difficile da trovare. Invece di aggiungerlo al menu File come ci si aspetterebbe, Microsoft ha spostato la funzione nel menu Condividi (che a sua volta è un'icona non descrittiva piuttosto che un menu con etichetta).

Questo è meno misterioso quando ti rendi conto che hai solo un'opzione da esportazione a PDF, e che lo trasforma in un allegato email. Se si desidera salvare il file localmente o caricarlo su un cloud store (incluso OneDrive di Microsoft), sfortuna.

Fortunatamente, puoi sfruttare l'inestimabile IFTTT per aggiungere un po 'più di versatilità a questa opzione, ovvero indirizzare i PDF allegati al servizio cloud di tua scelta. Non è ancora così semplice come un'opzione di archiviazione locale, ma dovrebbe sicuramente rendere la vita più facile.

Per chi ha già familiarità con IFTTT, ecco la panoramica ad alto livello del processo:

  1. Attiva il canale di posta elettronica.
  2. Attiva il canale per il tuo servizio cloud preferito: Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, ecc.
  3. Crea una ricetta che instrada gli allegati di posta elettronica a quel servizio.

Ed ecco un tutorial più dettagliato:

Fase 1: accedere al proprio account IFTTT (o crearne uno se necessario), quindi attivare il canale di posta elettronica. Ciò consente al servizio di riconoscere i messaggi inviati dal tuo account e-mail e agire su di essi in base a qualsiasi ricetta tu crei. Dovrai accettare una verifica di attivazione via email.

Passo 2: Decidi quale servizio cloud dovrebbe essere sul lato ricevente dei tuoi PDF, quindi attiva quel canale. Dovrai eseguire un'autorizzazione una tantum per consentire l'accesso IFTTT al tuo account cloud.

Passaggio 3: fai clic su Le mie ricette, quindi su Crea una ricetta, quindi sul grande "blu" blu. Scorri verso il basso fino a (o cerca) Email e fai clic per attivarlo.

Fase quattro: fai clic su "Invia a IFTTT un'e-mail con tag", quindi scegli un hashtag facile da ricordare. La scelta più ovvia è #PDF, ma potresti anche renderlo specifico per il business come #Widgets. Fai clic su Crea trigger, quindi sul grande blu "che" link.

Fase 5: trova il servizio cloud desiderato e fai clic su di esso. Quindi, fai clic su "Aggiungi file dall'URL".

Passo 6: rivedere i campi di azione per questa ricetta. Per impostazione predefinita, il nome file per il tuo PDF appena creato sarà quello che utilizzerai per la riga dell'oggetto della posta elettronica, purché includi l'hashtag sopracitato. Se stai inviando, ad esempio, un rapporto sulle vendite, la riga dell'oggetto dovrebbe leggere "Rapporto vendite #PDF". Il PDF caricato finirà con il nome del file "sales report.pdf."

Passo 7: Infine, se lo desideri, modifica la cartella di destinazione per i tuoi PDF. In caso contrario, fare clic su Crea azione. Controlla tutti i dettagli (forse deseleziona "Ricevi notifiche quando questa ricetta viene eseguita", che può diventare invadente in fretta), quindi fai clic su Crea ricetta.

Ora, ogni volta che esporti un PDF da Office per iPad, indirizza l'email a [email protected] (assicurandoti che provenga dall'indirizzo email che hai collegato nel passaggio uno). Aggiungi l'hashtag selezionato alla riga dell'oggetto, tocca Invia, e il gioco è fatto. Entro un minuto circa, il tuo PDF dovrebbe arrivare nel tuo account cloud (nella cartella designata), dove puoi facilmente accedervi e condividerlo.

 

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