L'azienda per cui lavoro lavora con i modelli Microsoft Word per creare tutti i tipi di documenti, dalle lettere di una pagina a quelle di diverse centinaia di pagine. I modelli ci consentono di garantire che tutti i documenti che inviamo a clienti e partner condividano un aspetto simile.

Uno dei modelli più utilizzati nella nostra collezione è una lettera a più pagine che mostra la data nella parte superiore della prima pagina, appena sotto il logo dell'azienda, nonché nell'intestazione delle pagine successive. Sfortunatamente, le lettere vengono solitamente compilate diversi giorni prima che vengano inviate e la data di invio cambia spesso. Inoltre, le lettere vengono talvolta inviate in date diverse dalla data "inviata" ufficiale. Ecco perché non è possibile aggiungere un campo alle lettere che visualizzano la data corrente.

Mentre gli autori di solito si ricordano di cambiare la data sulla prima pagina della lettera, quasi sempre dimenticano di apportare la stessa modifica alla data nell'intestazione delle pagine seguenti. La soluzione consisteva nell'aggiungere un campo del modulo di testo alla prima pagina della lettera che gli autori utilizzano per inserire la data di invio della lettera e quindi per inserire un riferimento incrociato nel campo di testo nell'intestazione delle pagine successive.

I campi del modulo Word semplificano la ripetizione del testo

In realtà è più semplice inserire il testo una volta e farlo ripetere altrove nei documenti di Word 2003 piuttosto che fare la stessa cosa in Word 2007 e 2010. Ciò è dovuto al fatto che Microsoft ha reso più difficile l'accesso al pulsante del campo di testo nelle versioni più recenti di parola. Tutto nel nome dell'ergonomia, ne sono sicuro.

In Word 2003, aprire il modello a cui si desidera aggiungere il testo ripetuto. Assicurarsi che la barra degli strumenti moduli sia visibile facendo clic su Visualizza> Barre degli strumenti> Moduli. Quindi posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare il testo ripetuto e selezionare il pulsante del campo modulo testo sulla barra degli strumenti Moduli. (È il pulsante "ab" all'estrema sinistra della barra degli strumenti.)

Viene visualizzata una casella grigia con cinque piccoli cerchi affiancati. Fai clic nella casella per aggiungere un testo breve e descrittivo, ad esempio "Inserisci data di invio". Fare doppio clic sulla casella per aprire la finestra di dialogo Opzioni campo modulo testo. Le persone che usano il modello inseriranno il testo che vogliono ripetere nella casella "Testo predefinito". Per ora, tieni il campo vuoto, ma inserisci una stringa di testo breve e descrittiva nel campo Segnalibri nella parte inferiore sinistra della finestra di dialogo (non sono consentiti spazi o segni di punteggiatura). Al termine, fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare al modello.

Affinché qualsiasi testo inserito dagli autori nel campo del modulo di testo compaia altrove nel documento, aggiungi un riferimento incrociato al campo dove vuoi che venga visualizzato il testo ripetuto. Come ho spiegato sopra, l'azienda per cui lavoro ha bisogno della data in cui gli autori entrano nella prima pagina per apparire nell'intestazione della seconda e di tutte le pagine successive del documento.

Il primo passo nell'aggiunta di tale riferimento incrociato consiste nel creare un'interruzione di sezione per impedire che le informazioni dell'intestazione vengano visualizzate nella prima pagina del documento. Posiziona il cursore alla fine della prima pagina, fai clic su Inserisci> Interrompi e scegli Pagina successiva in Interruzioni di sezione. Fare doppio clic nell'intestazione della seconda pagina e deselezionare Collega a precedente. Lo stesso del tag precedente scompare.

Successivamente, fai clic sull'intestazione in cui desideri visualizzare il testo ripetuto e scegli Inserisci> Riferimento> Riferimento incrociato. Nella finestra di dialogo Riferimenti incrociati, selezionare Segnalibro nel menu a discesa Tipo di riferimento e selezionare il segnalibro appena creato dall'elenco dei segnalibri che appare vicino alla parte inferiore della finestra.

Quando usano il modello per creare un documento, qualsiasi testo inserito nel campo del modulo di testo nella prima pagina verrà visualizzato nell'intestazione della seconda e delle pagine successive (o ovunque sia posizionato il riferimento incrociato). Gli autori semplicemente fanno doppio clic sul campo di testo per aprire la finestra di dialogo Opzioni campo modulo testo, immettere il testo che si desidera ripetere nella casella "Testo predefinito" e fare clic su OK.

Dopo aver salvato e riaperto il documento, tale testo verrà visualizzato nella casella di testo, nonché tutte le posizioni con segnalibri nel documento. Per vedere come appare il testo subito, usa l'opzione Anteprima di stampa senza stampare effettivamente il file.

La ripetizione automatica del testo è più complicata in Word 2007 e 2010

Mi aspettavo completamente che il processo di aggiunta di tali riferimenti incrociati fosse più semplice nelle versioni più recenti di Word, ma in tal caso in realtà richiede diversi passaggi aggiuntivi in ​​Word 2007 e 2010. Innanzitutto, è necessario assicurarsi che la barra degli strumenti dello sviluppatore sia visibile; è nascosto per impostazione predefinita. Per visualizzarlo, fai clic su File> Opzioni> Personalizza barra multifunzione e controlla Sviluppatore in Schede principali sul lato destro della finestra Opzioni di Word.

Una volta abilitato il nastro Sviluppatore, selezionalo e seleziona il pulsante Strumenti legacy nella sezione Controlli del nastro. Nella casella a discesa visualizzata, seleziona l'icona Campo modulo testo all'estrema sinistra della riga superiore. Da questo punto, i passaggi per aggiungere il campo di testo e i riferimenti incrociati con i segnalibri sono quasi identici a quelli descritti sopra per Word 2003.

Notare che il campo di testo e i riferimenti incrociati hanno un aspetto diverso nel modello Word 2007 e 2010 rispetto a quello nel modello Word 2003. Inoltre, si crea un'interruzione di sezione nelle due versioni più recenti di Word (per evitare che il testo ripetuto venga visualizzato nell'intestazione della prima pagina del documento) facendo clic sulla barra multifunzione, scegliendo Interruzioni e selezionando Pagina successiva in Interruzioni di sezione.