L'e-mail è il maggiore incentivo alla produttività in ufficio dall'invenzione del telefono. L'e-mail è il più grande spreco di tempo di lavoro dall'invenzione della caffettiera.

Ultimamente, mi sono appoggiato a quest'ultima proposizione. Calcolo che solo uno su cinque dei messaggi che passano attraverso il filtro antispam di Gmail nella mia casella di posta valgono il tempo necessario per aprirli e leggerli.

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Ciò non include lo spam che Gmail identifica e blocca automaticamente, che negli ultimi anni è passato da oltre il 90 percento di tutti i messaggi inviati a poco più del 70 percento, secondo Symantec.

Questo è ancora un sacco di cianfrusaglie che ostruiscono la Net-o-sphere e prolungano inutilmente le nostre giornate lavorative. Ecco come passare più tempo a comunicare e meno tempo a lottare con il tuo account e-mail.

Semplici trascrizioni voice-to-mail tramite Google Voice

Le due alternative più ovvie alla posta elettronica sono il vecchio, affidabile telefono e il messaggio immediato, non vecchio e non affidabile. Le chiamate telefoniche e i messaggi istantanei non forniscono la registrazione semipermanente che i thread di posta elettronica offrono, sebbene la maggior parte dei principali servizi di chat e aggregatori di messaggistica istantanea come il client di chat Adium gratuito e open source ti consenta di mantenere un registro delle tue chat.

Messaggi di Facebook e Google Chat ti consentono di visualizzare (ed eliminare) la cronologia dei messaggi. Twitter Direct Message attualmente salva gli ultimi 100 messaggi inviati e ricevuti tramite quel servizio, secondo il Centro assistenza di Twitter.

L'app Dragon Dictation di Nuance per iPhone, iPad e iPod Touch consente di registrare un messaggio vocale e convertirlo in testo che è possibile inviare tramite e-mail. (Prodotti simili sono disponibili dalla società per i telefoni Android e BlackBerry).

Puoi effettuare la stessa conversione da voce a e-mail da qualsiasi telefono chiamando il numero di Google Voice. Il servizio trascrive automaticamente il tuo messaggio vocale e ti consente di inviare la trascrizione via e-mail. Dopo aver lasciato il messaggio a te stesso, apri il tuo account Google Voice, fai clic su Altro nella parte inferiore del messaggio e scegli Email.

Per impostazione predefinita, la trascrizione inviata via e-mail includerà un messaggio in scatola sulla registrazione e la trascrizione, nonché un collegamento alla registrazione vocale originale. Per inviare solo la trascrizione, inserire l'indirizzo e-mail del destinatario, deselezionare l'opzione include-a-link nella parte inferiore della finestra di invio e selezionare ed eliminare il messaggio predefinito.

La qualità del motore di trascrizione di Google Voice è incostante, ma la maggior parte è almeno intelligibile (se a volte divertente). Sebbene non desideri necessariamente inviare tale trascrizione a un potenziale cliente o datore di lavoro, la conversione da voce a testo è adatta per la maggior parte delle comunicazioni quotidiane.

I servizi a breve termine non valgono la pena

Più lungo è il messaggio di posta elettronica, meno probabile sarà effettivamente il destinatario a leggerlo. Il servizio Shortmail limita i messaggi a 500 caratteri, che è più di tre volte il limite di lunghezza di Twitter, ma ancora piuttosto scarso, specialmente per e-mail prolissi come il sottoscritto.

Il mio manzo con il servizio non è il limite di lunghezza del messaggio ma il requisito che tu usi ancora, un altro indirizzo e-mail, questo con l'URL "shortmail.com". Puoi utilizzare il tuo nome utente Twitter e accedere al servizio con le tue credenziali Twitter, che importa automaticamente i tuoi contatti Twitter. È inoltre possibile importare contatti da altri servizi Web.

Una suite di servizi denominata two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es e five.sentenc.es richiede un approccio sottile per incoraggiare la brevità dell'e-mail. I siti ti chiedono di limitare volontariamente i tuoi messaggi a quel numero di frasi e di incollare un link ai siti per spiegare il limite della frase e richiedere che i destinatari adottino il limite di lunghezza.

Sono propenso a lasciare che gli scrittori di e-mail continuino quanto vogliono, sapendo che leggerò il messaggio che ritengo utile o interessante e salterò il resto. Allo stesso modo, le persone che ho e-mail sono libere di ignorare alcuni o tutti i miei messaggi. Non è che ci stiamo accusando della parola (almeno non ancora).

Isolare i messaggi interni della tua organizzazione

Come accennato in precedenza, Facebook, Twitter e altri popolari social network consentono di inviare messaggi a singoli amici e follower. Un vantaggio principale della messaggistica di social network è la comodità di contattare qualcuno senza dover accedere a un altro servizio o, se si è già connessi, è necessario passare da una finestra del browser all'altra. Uno svantaggio principale è avere i tuoi messaggi memorizzati in diversi luoghi.

Tuttavia, non è un problema così grande per le persone all'interno di un'organizzazione. Un amico che lavora per un famoso servizio di prenotazione di ristoranti sul Web si è vantato di recente che la posta in arrivo per l'account di posta elettronica della sua azienda è quasi vuota. Questo perché il servizio è passato di recente a un "social network aziendale" per tutte le sue comunicazioni interne.

Due dei servizi più popolari sono Yammer e Chatter di Salesforce.com. Entrambi i servizi utilizzano l'URL dell'organizzazione e sono disponibili in versioni gratuite ea pagamento. Entrambi promettono anche di andare oltre la semplice messaggistica per rendere più facile sfruttare le capacità intellettuali della tua azienda.

Come con qualsiasi nuovo servizio che promette di aumentare la produttività del tuo gruppo, la chiave sta nel far sì che le persone lo usino. Per molti lavoratori, vale la pena di provare qualsiasi cosa che riduca la quantità di tempo che spendono liberando i detriti dalla loro casella di posta.

Sembra che non passi un giorno senza l'introduzione di un nuovo modo di raggiungere le persone - singolarmente o in gruppo - così come condividere file, coordinare progetti e postare su blog, tra le altre attività. Non è ancora arrivato nulla che faccia tutto il modo di fare la posta elettronica. Un giorno l'e-mail farà la fine della penna d'oca, ma non ancora. Fino ad allora, continueremo a cercare modi per garantire che la tecnologia funzioni per noi, non contro di noi.