Quando un'azienda è appena agli inizi e i suoi fondatori hanno bisogno di riempire alcuni buchi amministrativi a buon mercato, le semplici app Web possono riempire il vuoto. Le app che vedremo qui non sono sempre utili per le grandi organizzazioni; in effetti, molti sono progettati specificamente per le aziende più piccole che necessitano di soluzioni semplici ma solide per le comuni esigenze aziendali.

Gestisci i progetti con Basecamp

Una volta che un'azienda inizia a servire più clienti, deve gestire la logistica e assicurarsi che i dipendenti stiano facendo ciò che ci si aspetta da loro. Ecco dove arriva Basecamp.

Basecamp non è solo un semplice coordinatore di progetti online, è il migliore nel suo genere sul Web. Una volta che ti sei registrato, puoi immediatamente iniziare a creare progetti e condividerli con i dipendenti. Il sito offre la creazione di elenchi di cose da fare, la possibilità di condividere file, il monitoraggio dell'avanzamento del progetto, il monitoraggio del tempo per vedere quali dipendenti hanno lavorato al progetto e altro ancora. In sostanza, Basecamp offre un servizio completo di gestione dei progetti end-to-end che ti consente di vedere quanto la tua azienda sta eseguendo ogni fase del processo.

Creare e monitorare i progetti in Basecamp non potrebbe essere più facile. Ma Basecamp non è gratuito. La sua edizione di base costa $ 24 al mese e consente agli utenti di creare e tenere traccia di 15 progetti contemporaneamente e di archiviare fino a 3 GB di dati. I piani salgono da lì a $ 149 al mese, il che consente un numero illimitato di progetti, 50 GB di spazio di archiviazione e monitoraggio del tempo (gli altri piani non offrono il monitoraggio del tempo). Se stai cercando qualcosa di semplice ed efficace nella gestione dei tuoi progetti, Basecamp vale la pena.

Prendi tutti i tuoi appunti con Evernote

Arrivare al business di prendere appunti e categorizzarli è difficile e richiede troppo tempo. Evernote è un ottimo strumento per gli imprenditori che vogliono mantenere tutte le loro note visive e testuali organizzate.

Evernote è disponibile in due versioni: gratuito e premium. La versione gratuita ti consente di prendere appunti, scattare foto e acquisire pagine Web con l'aiuto di un PC o Mac. Una volta terminato, è possibile caricarli sul server Evernote, che esegue quindi un OCR rudimentale sulle immagini, rendendolo facile da trovare quando si esegue una ricerca. La versione premium, che costa $ 5 al mese, offre 500 MB di spazio di archiviazione mensile (la versione gratuita ha solo 40 MB di spazio di archiviazione), migliori funzionalità di sicurezza e la possibilità di sincronizzare qualsiasi tipo di file con altri computer o telefoni cellulari.

Evernote funziona molto bene. Lo uso per prendere appunti e di tanto in tanto, carico audio e foto e in pochi minuti, i dati vengono categorizzati in base alle informazioni che include. Ad esempio, se cerco "Windows XP" nel mio account Evernote, visualizza immediatamente tutti i file di testo e le clip audio che menzionano Windows XP. Sono costantemente stupito di quanto sia facile trovare le mie note confuse.

Per il mondo degli affari, Evernote è uno strumento ideale. Rende semplice la riunione dei verbali delle riunioni e se desideri registrare le teleconferenze per la valutazione in un secondo momento, puoi utilizzare Evernote per aiutarti a tenere a galla la memoria. In sostanza, Evernote è un altro assistente amministrativo in ufficio. L'unica differenza è che è gratuito se non hai bisogno di supporto completo o $ 5 al mese se desideri tutte le funzionalità. Per un'azienda che vuole assicurarsi che tutto ciò che fanno sia organizzato bene, non è niente.

FreshBooks per la fatturazione

Esistono molti servizi di fatturazione sul Web e ciascuno offre il proprio mix di usabilità e applicabilità a un'azienda. Ma se stai cercando qualcosa di semplice che ti consenta di monitorare facilmente i tuoi cicli di fatturazione, FreshBooks è un buon punto di partenza.

FreshBooks semplifica la gestione di clienti, progetti e, soprattutto, fatture. Lo strumento genera fatture ricorrenti e fattura automaticamente i clienti. Ancora meglio, è relativamente conveniente: non puoi pagare nulla se hai bisogno di una fatturazione di base o pagare fino a $ 149 al mese se vuoi che più dipendenti accedano all'account.

Quando ho iniziato a utilizzare FreshBooks, conoscendo tutte le funzionalità che offre, mi aspettavo grandi cose dallo strumento. E per fortuna, ero soddisfatto. Oltre ad essere in grado di importare ed esportare in file QuickBooks e CSV, lo strumento si integra automaticamente con soluzioni di elaborazione dei pagamenti come PayPal e il suo design semplifica e velocizza le attività di fatturazione. Infatti, ho scoperto che potevo creare fatture e inviarle ai clienti in molto meno tempo rispetto allo sviluppo di fatture rudimentali io stesso in Word e inviarle ai clienti in quel modo.

Dove FreshBooks brilla davvero è nel suo monitoraggio. Se stai usando un sistema rozzo per la fatturazione, probabilmente hai qualche problema a ricordare quando o se sei stato pagato. FreshBooks elimina questo problema e fornisce un pannello di menu che mostra pagamenti in sospeso e pagamenti storici in modo da sapere quando i soldi arrivano. E se sei preoccupato dell'aspetto della tua fattura, puoi personalizzarla come preferisci e persino inserire il logo della tua azienda.

FreshBooks è un ottimo strumento di fatturazione che in realtà mi piace di più della funzionalità integrata in QuickBooks. FreshBooks è semplice, economico e, cosa più importante, è utile.

Tieni traccia dei dipendenti con InOut Board

Vuoi sapere quando i tuoi dipendenti entrano in ufficio? Vuoi sapere quando partiranno di notte? In tal caso, non guardare oltre la versione online di InOut Board.

InOut Board tiene traccia dello stato dei dipendenti (indipendentemente dal fatto che siano in ufficio), presenze, calendari e persino i loro messaggi telefonici con l'aiuto di un agente di tracciamento gratuito basato su Windows. Lo strumento include anche una piattaforma di messaggistica istantanea a livello aziendale in modo che i dipendenti della tua azienda possano chattare tra loro senza utilizzare servizi come AIM o Google Talk.

Una volta implementato, InOut Board ti consentirà di aggiungere dipendenti al sistema e iniziare a monitorare il loro stato. Quando i dipendenti arrivano in ufficio al mattino, possono inserire l'ora in cui sono arrivati ​​e utilizzare InOut Board per aggiornare costantemente il sistema su ciò che accade ai loro tempi. I manager possono anche monitorare segretamente lo stato dei dipendenti per assicurarsi che stiano lavorando e non facendo cose che non dovrebbero fare mentre sono in ufficio. Non amiamo questa funzione.

InOut Board è uno strumento di monitoraggio ideale per una piccola azienda perché è leggero e fornisce le informazioni di base richieste dai gestori. La versione online è gratuita per 30 giorni e se decidi di usarla, ti verrà richiesto di pagare $ 9, 95 al mese per 10 licenze utente o fino a $ 349, 95 al mese per 2.000 licenze utente.

Attualmente per la comunicazione dei dipendenti

Attualmente, per mancanza di una migliore analogia, Twitter con gruppi, per le imprese. Pensiamo che sia il migliore dei prodotti "lavoro Twitter".

Attualmente fornisce alle aziende gli strumenti necessari per creare le proprie reti di microblogging in ufficio e consente ai manager di separare tutti gli utenti in gruppi. In altre parole, le aziende possono collocare la direzione in un gruppo e dipendenti di livello inferiore in altri, in modo che le discussioni possano essere fatte tra i membri senza preoccuparsi che i dipendenti indesiderati si uniscano.

Una volta che Presently viene schierato in ufficio, i dipendenti che si registrano verranno automaticamente spostati nei gruppi designati. Possono tutti conversare in un forum pubblico, fare amicizia con altri dipendenti e godere di un'esperienza aziendale simile a Twitter. Nei miei test, creare gruppi e conversare con gli altri era semplice e l'implementazione non poteva essere più semplice: gli utenti devono registrarsi, unirsi al rispettivo account aziendale e sono pronti a partire.

Ma a differenza di Twitter, attualmente non è necessariamente libero. Se vuoi il suo set di funzioni più semplici, attualmente non ti costerà un centesimo. Ma se stai cercando funzionalità amministrative avanzate e la possibilità di installare Attualmente sulla tua infrastruttura di rete locale, la società addebita $ 1 per utente al mese.

Shoeboxed per tutte le tue ricevute

Uno degli aspetti più importanti della gestione di un'impresa è tenere traccia delle ricevute, così puoi essere sicuro al momento dell'imposta che sei pronto a presentare rendimenti accurati. E Shoeboxed ti aiuterà a fare proprio questo.

Shoeboxed è unico in questo round perché richiede qualcosa che gli altri non fanno: qualche azione offline. Per utilizzare il servizio, è necessario inviare ricevute Shoebox o biglietti da visita alla società tramite posta ordinaria. Una volta che la società riceve le ricevute, le scansiona nel tuo account e le rende disponibili per te online, in modo da non perdere traccia di loro. È un'idea chiara e da non trascurare se hai difficoltà a ricordare dove hai messo ogni ricevuta.

Ma migliora. Nelle ultime settimane, Shoeboxed ha stipulato accordi con aziende come Evernote, FreshBooks e altri che ti consentono di collegare i tuoi due account e inviare le tue ricevute direttamente ai suddetti servizi. Ho inviato un paio di ricevute a FreshBooks tramite Shoeboxed e mi sono reso conto che, in termini di contabilità, era un modo ideale per monitorare le mie operazioni.

Come gli altri, Shoeboxed offre una versione gratuita se vuoi meno funzionalità e annunci, ma non è proprio l'opzione migliore. La società offre anche versioni lite, classiche e commerciali, che costano rispettivamente $ 9, 95, $ 19, 95 e $ 49, 95. Ognuno offre le stesse funzionalità sopra menzionate, ma si differenziano in base al limite per il numero di ricevute che l'azienda eseguirà la scansione. Io uso la versione $ 19, 95, poiché è la più utile per me. Se hai una grande azienda, potresti prendere in considerazione l'utilizzo della versione $ 49, 95.