10 regole per scrivere e-mail che ottengono sempre una risposta

Questo fa parte della serie di storie #adulting di CNET per aiutarti a capire come vivere, lavorare e giocare ora che sei cresciuto.

Se hai un lavoro - o vai a scuola, o semplicemente respira - nel 2017, probabilmente fai affidamento sull'e-mail per fare le cose. E anche se probabilmente hai inviato email per buona parte della tua vita, inviare e-mail ai colleghi e ai capi è diverso da inviare messaggi a tua madre o alla tua ragazza.

Scrivo professionalmente email per clienti da circa 10 anni. Ecco i miei migliori consigli per ottenere le tue e-mail aperte, leggere e risposte ogni volta.

1. Non sprecare la riga dell'oggetto

La riga dell'oggetto è la tua prima (e talvolta l'ultima) possibilità di convincere qualcuno ad aprire la tua email. Non zoppicare con una riga dell'oggetto che dice solo "Ciao!" Questo non dice niente al lettore. Se non ti conoscono personalmente, si accorgono che la tua email è spam e la cancellano.

La migliore linea tematica riassume di cosa tratta la tua email. Ecco alcuni buoni esempi:

Domanda sull'incontro del martedì
Hai bisogno di aiuto con il nuovo software
Conoscete Jim Smith?
Feedback utile sulla conferenza di New York

Ricorda che le linee dell'oggetto vengono troncate, specialmente sui dispositivi mobili. Quindi, mantienilo, interessante e al punto.

2. Aggiungi un senso di urgenza (... se è urgente)

Un altro suggerimento per aprirsi è aggiungere un senso di urgenza alla linea dell'oggetto - se e solo se è urgente. L'uso di Caps Lock è ottimo per questo, ma usalo con parsimonia. Ecco alcuni esempi:

Ho bisogno del tuo foglio di calcolo APPENA POSSIBILE
URGENTE: hai già votato?
ATTN: hai bisogno di aiuto nella sala riunioni
RSVP: serve la tua risposta tramite EOD
OGGI: Iscriviti oggi alle 18:00

Quanto sopra è utile solo quando hai effettivamente bisogno di leggere e rispondere con urgenza all'email. In caso di uso eccessivo, questi prepends perdono rapidamente il loro pareggio.

3. Sii disinvolto e usa i nomi

Se invii un'email a qualcuno che non ti conosce, assicurati di aprire sempre il nome della persona. Questo rende l'email meno spammata e più personale. Una email casuale può iniziare, "Ciao Anna!" Se l'e-mail è più formale, usa qualcosa come "Ciao Anna Jones" o "Gentile signora Jones".

Anche se un'e-mail può essere normalmente formale, potresti avere più fortuna con una tattica inaspettatamente casuale. Questo tipo di email è personale e informale, ma non invasivo. Dire ciao, usare il loro nome e menzionare qualcosa di personale e specifico per il destinatario può portare l'email in quel luogo informale senza eccedere. Alcune cose che puoi dire sono:

E 'stato bello incontrarti la scorsa settimana
Mi è piaciuto il tweet / post di Facebook / ecc. circa [riempi lo spazio qui]
Il tuo discorso alla conferenza [compilare il vuoto] è stato particolarmente utile per me perché [compila lo spazio vuoto]

Questo approccio informale può rendere il ricevente rilassato e più ricettivo. Uso l'approccio causale il 90 percento delle volte e funziona. Salvo formale per i funzionari governativi e gli amministratori delegati delle grandi società.

Anche nelle e-mail più formali, a partire da un complimento o da un'esperienza personale positiva, puoi immediatamente convincere il lettore a investire nella tua e-mail e più disposto a rispondere. Basta tenerlo corto.

4. Arrivare al punto

Pensa a come controlli e priorizzi la tua casella di posta. È probabile che sfogli molte e-mail per identificare ciò che richiede una risposta immediata e cosa può essere ritardato. Quindi, non perdere tempo con i preamboli. Arrivare immediatamente al punto, quindi aggiungere eventuali spiegazioni o informazioni secondarie in seguito. Nessuno ha il tempo di guadare un'e-mail per capire cosa diavolo vuoi.

Se appropriato, un elenco puntato può aiutare il lettore a capire rapidamente di cosa hai bisogno.

5. Resta breve

Anche se arrivi subito al punto, non divagare dopo. Includere solo le informazioni più importanti, quindi smettere di digitare. Sul serio. Un lungo blocco di testo farà sì che i destinatari sospirino e decidano che torneranno e leggeranno la tua email più tardi quando avranno più tempo. Indovina, però? La tua email sarà presto dimenticata e non ti risponderanno mai più.

6. Aggiungi un invito all'azione

Se vuoi che un destinatario agisca, dillo. Fornisci indicazioni su esattamente ciò di cui hai bisogno, come una risposta entro una certa data e ora. Questo è chiamato call-to-action (CTA) nel settore della scrittura e-mail professionale.

7. Rendi tutto facile

Assicurati che sia il più semplice possibile per il destinatario di fare ciò che chiedi. Aggiungi un link per fare clic su, un numero di telefono da chiamare o un documento da leggere se hai bisogno di più di una semplice risposta via email.

8. Aggiungi una scadenza

Non dimenticare di aggiungere un senso di urgenza dando al destinatario una scadenza per la loro azione, se puoi. Inoltre, le maniere sono un must per evitare che la chiamata all'azione si senta esigente. Di 'per favore e grazie per ammorbidire la tua richiesta.

Ecco alcuni esempi:

Potete inviarmi una risposta da parte di EOD? Grazie!
Potete per favore rispondere a questo link entro mezzogiorno?
Per favore chiamami entro le 9 del mattino. Il mio numero di cellulare è 000-0000.
Per favore unisciti al resto del team nel nostro gruppo Slack: abc123.slack Password: 1234

A seconda dell'urgenza della richiesta, potrebbe anche essere utile chiedere al destinatario di rispondere anche se la scadenza non funziona. In questo modo, puoi portare un dialogo che aiuta ad evitare il drop-off.

9. Non dimenticare il tuo nome

Termina l'e-mail con un ringraziamento e il tuo nome. Non dare per scontato che sappiano da chi viene l'email. In effetti, assicurati di modificare la firma automatica del tuo account e-mail con il tuo nome e cognome, la tua occupazione o posizione e le informazioni di contatto in modo che vengano compilati automaticamente in ciascuna email.

10. Follow up

Dopo che la tua scadenza è scaduta, non aver paura di inviare un'e-mail al destinatario per verificare la risposta. A volte le persone hanno intenzione di rispondervi, ma si dimenticano.

Ecco un paio di righe di follow-up che puoi rubare:

Ciao (nome), ho notato che non mi hai risposto (argomento). Puoi tornare da me entro (tempo)? Grazie!
Ciao (nome), hai visto la mia email su (argomento)? Se potessi ottenere una risposta entro (tempo) sarebbe fantastico. Grazie!

Conoscere l'arte di un'e-mail efficace può farti notare. Usa questi elementi e otterrai risultati. Chissà? Le tue abilità di emailing savvy possono anche spostare la scala al lavoro.