Non sai mai quando avrai bisogno di un messaggio di Outlook che è stato archiviato molto tempo fa. In un commento su un post precedente riguardante lo spostamento della posta di Outlook nelle cartelle locali, Cliff Brandt ha chiesto come spostare un file dall'archivio a una delle sue cartelle principali di Outlook.

Fare ciò è un gioco da ragazzi, ma tieni presente che un archivio trasferisce solo i dati di Outlook di un'età specifica ed è inteso principalmente a mantenere il tuo file Outlook.pst di dimensioni gestibili. Un backup copia tutti i dati di Outlook e consente di ripristinare tutti i messaggi, i contatti, le attività e le voci del calendario.

Il modo migliore per eseguire il backup di Outlook è utilizzare il backup gratuito di cartelle personali di Microsoft, disponibile nelle versioni per Outlook 2007, 2003 e 2002. Il sito Guida e istruzioni di Microsoft fornisce istruzioni per il backup di Outlook 2003. Ulteriori informazioni sul backup e il ripristino I file .pst sono disponibili sul sito di supporto Microsoft.

Crea un archivio di Outlook

In Outlook 2007, fai clic su File> Archivia, seleziona la cartella che desideri archiviare e scegli una data nel menu a discesa accanto a "Archivia elementi più vecchi di". Se si desidera archiviare l'archivio in una posizione diversa dalla cartella predefinita di Outlook, fare clic su Sfoglia e selezionare la posizione desiderata. Una volta scelte le opzioni di archiviazione, fai clic su OK.

Le istruzioni per la creazione di un archivio in Outlook 2003 si trovano nel sito di Microsoft Office Online.

Per aprire un archivio in Outlook 2007, fare clic su File> Apri> File di dati di Outlook, selezionare il file di archivio creato in precedenza e fare clic su OK.

Il file verrà visualizzato nel riquadro sinistro di Outlook. Scegli la cartella contenente il messaggio che vuoi recuperare, quindi trascina il file dal pannello di destra nella cartella di tua scelta nel riquadro di sinistra.

Per attivare o disattivare la funzionalità di archiviazione automatica di Outlook 2007, fare clic su Strumenti> Opzioni> Altro, selezionare il pulsante Archiviazione automatica e selezionare o deselezionare "Esegui archiviazione automatica ogni". La finestra di dialogo AutoArchive consente di scegliere la frequenza di archiviazione, l'età delle voci archiviate, il nome e la posizione del file di archivio. Assicurati che "Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle" sia selezionato prima di fare clic su OK.

Il sito di Microsoft Office Online elenca i passaggi per l'archiviazione automatica delle cartelle in Outlook 2003.