Due volte nell'ultimo mese ho dovuto riacquistarmi con Microsoft Office perché un'azienda con cui lavoravo richiedeva un vero file di Office. Entrambe le esperienze mi hanno fatto apprezzare nuovamente le app semplici e intuitive di Google Drive.

Sì, ci sono compiti che il word processor, il foglio di calcolo e il programma di presentazione di Google Drive non possono gestire bene o del tutto, ma per il 99, 9 percento dei file su cui lavoro, Google Drive si adatta perfettamente. Ecco cinque modi per utilizzare Google Drive per ridurre i minuti della tua giornata lavorativa.

La scorciatoia da tastiera apre un elenco di scorciatoie da tastiera

Dopo un paio di decenni di utilizzo del computer, la capacità della mia memoria per le scorciatoie da tastiera potrebbe aver raggiunto il limite. Tuttavia, non c'è modo migliore di lavorare più velocemente di come evitare il mouse in favore delle combinazioni di tasti per operazioni comuni.

Google Drive offre una serie di scorciatoie da tastiera speciali, molte delle quali descritte da Ed Rhee in un post dello scorso aprile.

Per i tipi con problemi di memoria, l'ultimo collegamento nell'elenco è il più importante: digita un punto interrogativo (o Maiusc + /) per aprire una finestra che elenca tutte le combinazioni di tasti di Google Drive. (L'elenco di scorciatoie può anche essere aperto facendo clic sull'opzione "Scorciatoie da tastiera" nel menu a discesa Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nell'angolo in alto a destra della finestra principale.)

Tieni presente che a febbraio, Ed ha fornito un elenco di scorciatoie da tastiera di Gmail, che puoi anche accedere dalla finestra principale di Gmail digitando un punto interrogativo.

Il testo dell'e-mail diventa un file di Google Documenti

In un post dello scorso maggio, ho descritto l'allegato gratuito di Gmail Attachments di Josh Sullivan per Google Chrome che aggiunge l'opzione "Salva in Drive" ai messaggi con allegati.

Sfortunatamente, non c'è modo di salvare il messaggio stesso in Google Drive in un formato modificabile. (Puoi aprire il messaggio e scegliere File> Salva pagina con nome> Google Drive, ma il file HTML o "Web archive" risultante non è modificabile come documento di testo in Google Drive.)

L'estensione gratuita Mail2Drive per Google Drive ti offre un indirizzo e-mail univoco che puoi utilizzare per convertire il testo del messaggio in un file Google Documenti semplice.

Dopo aver installato l'estensione e accedi al tuo account Google Drive, visita la pagina Mail2Drive e fai clic su Avvia app per aprire la schermata di benvenuto del programma. Scegli "Fai clic qui per iniziare" per generare l'indirizzo e-mail.

Per evitare di dover copiare e incollare l'indirizzo di Mail2Text ogni volta che volevo convertire un messaggio in un file di Google Documenti, ho creato un contatto Mail2Text in Gmail. Questo mi consente di inoltrare il messaggio e iniziare a digitare "mail2text" nel campo A: per inserire l'indirizzo Mail2Text.

Le prime volte in cui ho inoltrato messaggi in questo modo, i messaggi non sono mai arrivati ​​a Google Drive. Devi rimuovere il prefisso "Mail2Drive" dall'indirizzo nel campo A: per il messaggio per inserirlo nel tuo negozio Google Drive. Inoltre, potrebbe essere necessario esportare il file risultante in Google Documenti prima che possa essere modificato.

Un'altra limitazione nell'utilizzo di Mail2Drive è che i file creati dall'estensione sono collocati in cartelle sotto l'elenco principale di I miei file. Non puoi specificare un'altra posizione quando invii il messaggio a Google Drive.

Naturalmente, puoi riorganizzare i file e le cartelle selezionandoli e scegliendo l'icona della cartella per aprire la finestra Organizza di Google Drive.

Limita Google Drive si sincronizza su cartelle specifiche

La funzione di Google Drive su cui sono giunto è la possibilità di disporre automaticamente delle versioni più recenti di tutti i miei file su tutti i miei computer e dispositivi, anche se non sono attualmente online. Tuttavia, questo livello di duplicazione dei file può prendere rapidamente un grande morso dai dischi rigidi delle macchine.

Per risparmiare spazio su un particolare PC, limita le cartelle di Google Drive che si sincronizzano con il sistema. Fai clic sull'icona di Google Drive nella barra delle applicazioni e scegli Preferenze. Seleziona "Sincronizza solo alcune cartelle sul computer", scegli le cartelle che desideri sincronizzare nella finestra delle opzioni di sincronizzazione e fai clic su "Applica modifiche".

Come indica la finestra di dialogo Preferenze, i file che non si trovano in una cartella di Google Drive verranno sempre sincronizzati. Per disabilitare la sincronizzazione di tutti i file, deseleziona l'opzione "Sincronizza file di Google Documenti" che viene visualizzata sotto la finestra della cartella.

Risparmia spazio di archiviazione eliminando le versioni dei file non necessari

Google Drive conserva tutte le versioni dei tuoi file per 30 giorni o fino a 100 revisioni. A seconda del tipo e della dimensione dei file che stai archiviando, le versioni possono occupare una parte consistente del tuo spazio di archiviazione disponibile.

Per impedire a Google Drive di eliminare versioni precedenti di un file, seleziona il file e fai clic su Altro> Gestisci revisioni. (Nota che questa opzione non è disponibile per i file che non hanno più versioni.) Controlla l'opzione del file in "Non cancellare automaticamente".

Crea un unico archivio per tutti i tuoi dati di Google

Diversi componenti aggiuntivi promettono di eseguire il backup dei file di Google Drive, ma il servizio di archiviazione di Google Takeout potrebbe soddisfare le esigenze di backup senza dover scaricare e installare un altro programma.

Storie correlate

• Un modo migliore per visualizzare rapidamente i documenti in Google Drive
• Come salvare una pagina Web direttamente su Google Drive
• Iniziare con Google Documenti per iOS

Inizia accedendo al tuo account Google e aprendo la pagina di Takeout. Oltre ai file di Google Drive, puoi archiviare tutti i dati in Google+, le tue cerchie, i tuoi contatti, il profilo, le immagini di Picasa, Google Voice e altri servizi Google.

Per archiviare tutto, fai clic sul pulsante Crea archivio sotto la scheda "Tutti i tuoi dati" oppure, per essere più selettivo, fai clic su "Scegli servizi" e seleziona quelli di cui desideri eseguire il backup prima di fare clic su Crea archivio.

Ci sono voluti solo pochi minuti per preparare l'archivio ZIP di circa 150 MB di dati di Google, la maggior parte dei quali comprendeva i file di Google Drive. Fare clic sul pulsante Download per iniziare il download.

Al termine del download, è sufficiente decomprimere il file per visualizzare i dati nella rispettiva cartella di ogni app. Vorrei solo che l'archivio includesse la mia cronologia di ricerca e di navigazione. Allora potrei sapere di me stesso quanto Google sa di me.