Microsoft ieri ha rilasciato l'anteprima del suo nuovo servizio di posta elettronica basato su browser, Outlook.com. Destinato a sostituire alla fine la Hotmail sempre più antiquata, il servizio gratuito offre un'interfaccia utente minimalista, social media e integrazione Skydrive, oltre a un gran numero di funzionalità. Come ho detto nel mio primo Take, è un'ottima alternativa a Gmail e sicuramente vale la pena passare a utenti di Hotmail o Live.com esistenti. Infatti, più di un milione di utenti si sono già registrati.

Per essere sempre vicino utile, un servizio di posta elettronica dovrebbe offrire molti modi per organizzare i tuoi messaggi. E per fortuna, Outlook.com copre tutte le basi e altro ancora. Qui di seguito discuterò cinque modi per gestire i tuoi messaggi e mantenere la tua casella di posta ordinata e in ordine.

1. Azioni istantanee

Quando passi il mouse su un'e-mail, compariranno tre icone grigie tra il nome del mittente e il campo dell'oggetto. Questi controlli "Azione istantanea" ti consentono di eliminare un messaggio, contrassegnarlo come non letto o contrassegnarlo per la revisione (quest'ultima azione la sposta nella parte superiore della Posta in arrivo). Puoi eseguire le stesse azioni con la barra dei comandi nella parte superiore dello schermo, ma le icone di azione istantanea ti fanno risparmiare qualche clic. Inoltre, nascondendo le icone finché non ne hai bisogno, Microsoft mantiene l'interfaccia pulita e libera da ingombri. Se lo desideri, puoi aggiungere altre icone dal menu Impostazioni, incluso lo spostamento del messaggio in una cartella e contrassegnandolo come junk. Prendi nota, tuttavia, che puoi visualizzare solo tre icone alla volta.

Mousing sul nome del mittente mostra un menu a comparsa con i comandi per l'invio di un'e-mail al contatto, la pianificazione di una pulizia (vedere l'ultimo passaggio), la ricerca di tutte le e-mail dal mittente, lo spostamento di tali messaggi o la cancellazione completa . Anche se ufficialmente il menu non è una funzione "Azione istantanea", è un altro modo di organizzare un messaggio senza utilizzare la barra dei comandi.

2. Cartelle e categorie Quick View

La funzione Cartelle di Outlook.com è simile a quella di altri noti servizi di posta elettronica. Quando sposti un file in una cartella, lo rimuove dalla posta in arrivo, proprio come se prendessi un foglio di carta dalla tua scrivania e lo stoccasse in un cassetto. È possibile aggiungere e-mail a una cartella tramite trascinamento della selezione o selezionando l'e-mail e utilizzando il menu a discesa Sposta nella barra dei comandi. Le cartelle predefinite includono Posta indesiderata, Posta inviata e Bozze, ma puoi creare tutte le cartelle che desideri.

Le categorie funzionano diversamente. Invece di agire come cartelle separate, le categorie sono modi per classificare i messaggi in base al loro contenuto. Quindi anche quando assegni un messaggio alla categoria rimarrà nella tua casella di posta. Cliccando su una categoria, però, mostra solo i messaggi ad essa assegnati.

Microsoft ha aggiunto categorie predefinite per i messaggi con allegati e quelli con un numero di tracciamento della spedizione. Quando questi messaggi arrivano, Outlook.com li rileverà e li tagga automaticamente con la categoria appropriata. Come con le cartelle, è possibile creare le proprie categorie, anche se è possibile assegnare categorie solo selezionando il messaggio e utilizzando il menu a discesa dalla barra dei comandi. Trascinare e rilasciare non è un'opzione.

3. Regole e filtri

Come con Gmail, puoi creare regole basate sul nome o sull'indirizzo del mittente, sul campo "A" o "CC", sul campo Oggetto o sul fatto che il messaggio abbia allegati. Quindi, puoi dire a Outlook.com di spostarli automaticamente in una cartella, contrassegnarli nella Posta in arrivo, inoltrarli a un nuovo indirizzo e-mail, aggiungere o rimuovere una categoria o eliminarli completamente. Per accedere al menu Regole, fare clic sul menu Sweep nella barra dei comandi e selezionare Gestisci regole.

Puoi gestire i tuoi messaggi in arrivo dal mittente sotto l'opzione Mittenti protetti e bloccati del menu Impostazioni. Le opzioni includono la designazione di quali mittenti sono "sicuri" (quindi i messaggi non sono contrassegnati come junk), quali mailing list sono sicuri e quali mittenti dovrebbero essere completamente bloccati. Le e-mail di un mittente nell'elenco bloccato verranno eliminate.

4. Posta indesiderata

Utilizzare un account e-mail per un tempo sufficiente e lo spam inizierà a diffondersi. E presto potrebbe diventare un diluvio. Come dovrebbe, Outlook.com offre alcuni strumenti per la gestione della posta indesiderata, il primo dei quali è accessibile dalla barra dei comandi. Facendo clic sull'opzione Posta indesiderata verranno visualizzate le opzioni per contrassegnare il messaggio come Junk, segnalare una truffa di phishing o avvisare Microsoft se sospetti che sia stato violato l'account di un amico. Se contrassegni accidentalmente un messaggio come junk, puoi annullare l'azione nella tua cartella Junk. Questa è una caratteristica necessaria poiché i messaggi futuri di quel mittente verranno eliminati.

Nel menu Impostazioni ci sono più strumenti per la gestione della posta indesiderata. Basta fare clic sull'opzione Filtri e rapporti per impostare i filtri della posta indesiderata, decidere se si desidera segnalare la posta indesiderata a Microsoft o bloccare il contenuto di tutti i mittenti sconosciuti.

5. Spazzare e pianificare la pulizia

Sebbene non sia coinvolta alcuna scopa, puoi spazzare la tua casella di posta utilizzando il menu a discesa sulla barra dei comandi. Qui puoi spostare tutti i messaggi da un mittente o eliminarli come gruppo.

Sotto lo stesso menu, la funzione Pianifica pulizia offre opzioni aggiuntive come mantenere solo i messaggi recenti da un mittente o eliminare qualsiasi cosa più vecchia di 3, 10, 30 o 60 giorni. O se preferisci, puoi spostare i vecchi messaggi in una cartella specifica.