Poche risorse sul tuo computer sono più preziose per la tua vita lavorativa rispetto alla tua lista di contatti. Sfortunatamente, i contatti sono anche tra le attività più difficili da mantenere.

Recentemente, un lettore di nome Alan ha posto questa domanda:

Io ei miei due associati utilizziamo Microsoft Outlook per i nostri contatti di vendita. Al momento manteniamo tre database di contatti separati. Vorremmo unire i nostri database in uno che tutti e tre di noi possono accedere, modificare e aggiornare secondo necessità. Esiste un processo / software che puoi raccomandare per realizzare questo?

Se non ti interessa l'approccio manuale, Outlook ti consente di esportare i tuoi contatti come file PST che i tuoi collaboratori possono importare nei loro account Outlook. Ogni utente ha ancora il proprio elenco di contatti separato a cui altri utenti possono accedere dal proprio profilo di Outlook, quindi non c'è alcuna sincronizzazione reale in corso.

Naturalmente, le modifiche apportate da ciascuna persona alla propria lista di contatti non saranno visibili agli altri utenti fino a quando il file PST non sarà stato riesportato con le informazioni aggiornate e quindi reimportato da ciascuno degli altri utenti. La sincronizzazione automatica di un singolo elenco di contatti tra più utenti di Outlook (ovviamente senza un server Exchange) richiede un programma come ShareO da $ 35 di 4Team, disponibile in una versione di prova gratuita di 14 giorni a funzionalità limitata.

ShareO ti consente di condividere e sincronizzare qualsiasi cartella di Outlook senza utilizzare un server Exchange. Il programma funziona con tutte le versioni di Outlook dal 2000 al 2010 ma funziona solo su PC Windows. La compagnia offre anche il programma ShareContacts da $ 25 che sincronizza solo i contatti di Outlook. Ho provato il più completo ShareO.

L'approccio di esportazione / importazione per condividere i contatti di Outlook

I tre PC nel mio ufficio a casa hanno tre diverse versioni di Outlook installate. Il PC del cavallo di battaglia esegue Outlook 2003 e ha 414 contatti, il sistema di backup utilizza Outlook 2007 e ha solo 42 voci nell'elenco dei contatti e il PC di prova ha un'installazione predefinita di Outlook 2010 con zero contatti.

Sono bastati pochi minuti per esportare i contatti sul cavallo di lavoro come file PST di Outlook e importare il file nel backup e testare i PC. Per esportare i contatti da Outlook 2003 e 2007, fai clic su File> Importa ed esporta. In Outlook 2010, fare clic su File> Apri> Importa. In tutte e tre le versioni, selezionare "Esporta in un file" in "Scegli un'azione da eseguire" nella procedura guidata di importazione ed esportazione, quindi fare clic su Avanti.

In "Crea un tipo di file", seleziona File delle cartelle personali (.pst) o File di dati di Outlook (pst), a seconda della versione di Outlook, quindi fai clic su Avanti. Scegli la cartella Contatti in "Seleziona una cartella da cui esportare", seleziona o deseleziona "Includi sottocartelle", se necessario, quindi scegli Avanti di nuovo.

Assegna al file un nome univoco, fai clic sul pulsante Sfoglia e scegli una posizione in cui archiviare il file dei contatti esportati (o accetta la posizione predefinita che Outlook sceglie per te). L'opzione per sostituire i duplicati con gli oggetti da esportare viene scelta di default. È possibile scegliere di consentire duplicati o di escludere voci duplicate dal file esportato. Infine, fai clic su Fine.

Per importare i contatti in un altro account Outlook, accedere all'account e scegliere File> Importa ed esporta (Outlook 2003 e 2007) o File> Apri> Importa (Outlook 2010). Seleziona "Importa da un altro programma o file" in Scegli un'azione da eseguire e fai clic su Avanti. Fare clic su File delle cartelle personali (.pst) o File di dati di Outlook (pst), a seconda della versione di Outlook, quindi fare clic su Avanti.

Nella finestra "File da importare", fai clic su Sfoglia e vai al file PST esportato nel passaggio precedente. Scegli la cartella Contatti, seleziona "Includi sottocartelle", se necessario, seleziona "Importa elementi nella cartella corrente" e fai clic su Fine.

Il componente aggiuntivo di Outlook sincronizza gli elenchi di contatti condivisi

Il processo di importazione / esportazione manuale per i contatti (e altre cartelle di dati di Outlook) è sufficiente per un singolo utente che desidera semplicemente accedere allo stesso elenco di contatti in più profili di Outlook, ma non soddisfa le esigenze di due o più persone che desiderano combinare i loro database di contatti separati in un unico repository senza utilizzare un server Exchange.

Il componente aggiuntivo di ShareO per Outlook promette di sincronizzare più cartelle di contatti (e altre cartelle di Outlook) tra un gruppo di utenti. Ho testato il programma condividendo una cartella di contatti con oltre 400 voci tra tre profili di Outlook utilizzando Outlook 2003, 2007 e 2010, rispettivamente. Il programma consente inoltre di condividere e sincronizzare posta elettronica, calendari, attività e altre cartelle di Outlook, ma l'ho provato solo con i contatti.

Dopo aver scaricato e installato il componente aggiuntivo, inserisce un'opzione ShareO nel menu principale di Outlook 2003 e nella barra multifunzione di Outlook 2007 e 2010.

Per esportare i contatti in un altro profilo di Outlook, selezionare la cartella Contatti (o qualsiasi altra cartella che si desidera condividere) e fare clic su Condividi nel menu Condividi per aprire la procedura guidata di condivisione del programma. Fai clic sul pulsante più e inserisci il nome e l'indirizzo e-mail del destinatario oppure seleziona la voce della persona dall'elenco se hai già condiviso con loro in precedenza e fai clic su Avanti.

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Nella schermata successiva, controlla gli elementi che desideri condividere e fai di nuovo clic su Avanti. (Nota che i filtri di ShareO per limitare gli oggetti che condividi non funzionano nella versione di prova.) Seleziona l'opzione di condivisione avanzata per accedere a più controlli di condivisione. Dopo aver guidato la procedura guidata, fare clic su Fine per iniziare l'esportazione della cartella.

A seconda della dimensione della cartella, possono essere necessari diversi minuti affinché le informazioni vengano imballate e consegnate. Quando il destinatario (che deve avere anche ShareO installato) riceve la cartella, viene istruito a selezionarne una destinazione, oppure può rifiutare la cartella. Il programma identifica le voci duplicate e inserisce potenziali conflitti in una cartella separata per la revisione.

Il destinatario viene inoltre avvisato della presenza di voci duplicate e viene data la possibilità di visualizzare e risolvere i conflitti. Per sincronizzare una cartella condivisa, fai semplicemente clic sul pulsante Sincronizza nel menu Condividi. ShareO ti consente di creare cartelle condivise che possono essere visualizzate da persone che non hanno installato ShareO. Non ho provato questa funzione.

È possibile impedire la condivisione di articoli privati ​​e, in caso contrario, personalizzare le informazioni condivise con gli altri. Quando si condividono calendari è possibile indicare orari liberi e occupati senza dover fornire dettagli, ad esempio (questa è un'altra funzionalità del programma che non ho testato). Il componente aggiuntivo consente inoltre di condividere file e cartelle tramite cartelle condivise pubbliche o private, crittografare i dati condivisi e limitare l'accesso ai dati per utente.

Gli utenti occasionali di Outlook potrebbero non essere in grado di giustificare la spesa di $ 35 per ogni PC che si desidera condividere e sincronizzare i dati, ma per Alan e i suoi colleghi, ShareO potrebbe essere un'alternativa a basso costo per l'installazione e la manutenzione di un server Exchange semplicemente per condividere e sincronizzare le cartelle di Outlook.

Nota che 4Team rende anche il programma $ 60 Sync2 che sincronizza i dati tra Outlook e Google Calendari e Contatti.