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Cinque anni fa, stavo consultando una piccola associazione di credito locale che cercava di esternalizzare lo sviluppo del suo sito Web a una società professionale che comprendesse gli elementi del grande marchio e del merchandising. L'obiettivo del sindacato di credito era quello di "livellare il campo di gioco" in modo che la sua presenza online potesse competere favorevolmente con i siti web delle grandi banche e delle istituzioni finanziarie.

Abbiamo esaminato vari siti Web e aziende di marketing. Molto lontano, il miglior designer di siti web e persona di marca era un libero professionista locale che lavorava da casa sua. La sua concorrenza: diverse grandi aziende con sede a Seattle - tutte con uffici ben arredati completi di macchine per il cappuccino che servivano caffè personalizzati ai clienti in visita. Abbiamo visitato queste aziende, ma i freelance locali non avevano un ufficio quindi è venuto al sindacato del credito.

Come consulente che guardava principalmente alla qualità, ho consigliato al mio cliente che il designer freelance ha fatto il lavoro di altissima qualità. Tuttavia, quando si trattava di altri elementi della RFP del Credit Union, come la capacità di supportare il lavoro su base continuativa o la solvibilità finanziaria a lungo termine del venditore, i freelance non erano in grado di competere bene. Alla fine, l'unione di credito optò per un contratto molto più costoso da una delle società di Seattle che serviva ottimo cappuccino e aveva un ufficio impressionante in centro. "Perché vogliamo mettere la nostra fiducia in un negozio monoscafo che non sappiamo nemmeno sarà intorno all'anno prossimo?" Il CEO della mia società cliente si è lamentato.

Lezione: l'impressione professionale fornita da un ufficio fisico è importante.

"Quello che molte aziende stanno scoprendo è che semplicemente non possono funzionare bene senza incontrare i loro clienti faccia a faccia", afferma Marcus Moufarrige, CEO di Servcorp, che fornisce uffici "virtuali" globali.

Da non confondere con la realtà virtuale, un ufficio virtuale, secondo Servcorp, consente alle piccole e medie imprese di beneficiare dei vantaggi di un indirizzo prestigioso, numeri di telefono fisso e supporto di squadra senza impegnarsi nello spazio dedicato all'ufficio.

"Puoi avere sede a New York e gestire una forza vendita globale in più sedi con un tocco mattone" leggero ", ma hai comunque bisogno di uffici fisici e personale di supporto in quelle sedi remote per chiudere grandi affari".

In altre parole, i clienti si sentono meglio a fare affari con un'azienda che ha un ufficio attraente e una sala conferenze, con uno staff amministrativo professionale in attesa di prendere telefonate, fissare appuntamenti e servire il cappuccino, se necessario.

Le piccole aziende che cercano di affermare una presenza globale di grandi dimensioni con uffici e strutture attraenti nelle città di tutto il mondo possono ottenere questo risultato senza dover stipulare contratti di acquisto o locazione a lungo termine, afferma Mourfarrige.

L'alternativa che la sua e altre società offrono sono gli uffici "on demand", le strutture, la tecnologia e l'assistenza amministrativa negli Stati Uniti e nei luoghi globali in cui le aziende pagano solo ciò di cui hanno bisogno o utilizzano.

Come funziona

Supponiamo che tu sia un fornitore di software cloud con sede a New York, con venditori a distanza con sede a Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam e Tokyo. Questi venditori sono di solito sulla strada; quando non sono in viaggio, hanno tutti uffici domestici. Tuttavia, quando arriva il momento per un venditore di fare una presentazione importante o di concludere un accordo con un cliente di grandi dimensioni, ad esempio, Los Angeles, il venditore può affittare una struttura per ufficio con supporto amministrativo, sala conferenze e la più recente tecnologia video. L'imponente ambiente dell'ufficio sottolinea la forza e il marchio dell'azienda e contribuisce a suggellare l'accordo.

Quindi, se sei una società più piccola senza una presenza impressionante di mattoni e malta, quali passi puoi fare per capitalizzare su mattoni e malta quando è necessario?

Passaggio 1: confermare il valore commerciale del mattone e della malta

Molte attività di vendita al dettaglio online affermano con orgoglio che non hanno né aspirano a nessuna presenza di mattoni e di mortaio. Ma per una grande varietà di altre attività - pianificazione finanziaria, contabilità, legge, assicurazioni, immobili, software commerciale, rilevamento, architettura e costruzione e assistenza sanitaria, solo per citarne alcuni - un ufficio virtuale può essere un vero concorrente vantaggio.

L. Blake Harvey, presidente di una società di pubbliche relazioni con sede a New York, vede molti vantaggi per una presenza in ufficio virtuale: "Ho usato le soluzioni di ufficio virtuale ed erano così fondamentali per contribuire a creare una base più solida per l'azienda" dice Harvey. "Mi ha dato la possibilità di lavorare con clienti e partner con fiducia, sapendo che il mio numero di telefono locale dedicato era sempre in servizio e la mia posta è stata gestita professionalmente. L'accesso a spazi orari e sale conferenze mi ha dato l'ulteriore vantaggio di essere in grado di competere con le mie controparti del settore ad un prezzo ragionevole per la mia attività: lo staff professionale degli assistenti esecutivi e del personale di piano mi ha permesso di delegare compiti appropriati che inevitabilmente mi hanno liberato più del mio tempo per costruire il business ".

Passo 2: Quali servizi dovresti cercare?

In minima parte, gli uffici virtuali dovrebbero offrire un ambiente attraente in cui i venditori sul campo possano incontrare i clienti. Queste strutture per ufficio fisico possono includere uffici, sale riunioni per conferenze, servizi igienici, una zona cucina - se il caffè e / o rinfreschi devono essere portati o preparati - e una reception in cui lo staff amministrativo per i locali saluta il cliente con il vostro Nome della ditta. Un secondo livello in cima alle premesse fisiche sta supportando la tecnologia. Questo può variare dai servizi telefonici e Internet ad alta velocità, alle videoconferenze e ad altre tecnologie di facilitazione per presentazioni di prodotti e dimostrazioni.

"Come società di consulenza tecnologica, la missione di Chairseven è di supportare i nostri clienti fornendo servizi di consulenza tecnologica di livello mondiale e un supporto clienti senza pari", afferma Jordan Hamad, CEO. "Utilizzando gli uffici virtuali, possiamo garantire che il telefono abbia sempre una risposta professionale e che abbiamo sempre uno spazio affidabile, professionale e ben arredato in cui possiamo ospitare i nostri clienti, il che ci consente di concentrarci non sul funzionamento di uno spazio fisico, ma ciò che sappiamo fare meglio - risolvere alcune delle più difficili sfide tecnologiche che i nostri clienti devono affrontare ".

Passo 3: non dimenticare di merce

Un ufficio virtuale deve essere ben arredato e nominato - e parte di questo dipenderà da te. Dovrai portare alcuni dei tuoi marchi (segnaletica aziendale, ecc.) Nella struttura per identificarlo come parte della tua azienda. Investi in insegne di alta qualità (ad esempio, non appendere solo un cartello di fortuna) e arredi per ufficio. Cerca aiuto nella decorazione professionale se ne hai bisogno.

Step 4: Dialogo con la tua forza vendita

Se si sta utilizzando rigorosamente gli uffici domestici per la forza vendita di oggi e si desidera incorporare gli uffici virtuali, è necessario che la propria forza vendita sia a conoscenza di quando e come utilizzarli. Uno scenario possibile: educarli a utilizzare una struttura virtuale solo quando devono presentare una presentazione chiave a un cliente. In normali attività quotidiane, continuavano a lavorare principalmente sul campo, usando i loro uffici domestici. In altri casi, potrebbe essere più sensato far sì che i tuoi venditori stiano regolarmente nello spazio ufficio virtuale.

In tutti i casi, è importante che il personale di vendita sappia esattamente in quali circostanze si desidera utilizzare gli immobili virtuali. È anche importante coinvolgere il personale addetto alla vendita. Invitali a visitare un potenziale sito di uffici virtuali prima di stipulare un accordo. Ricevi in ​​anticipo il loro feedback sul fatto che considerino un ufficio virtuale necessario nelle loro sedi. Infine, è importante che tu visualizzi personalmente queste strutture. "Abbiamo utilizzato gli uffici virtuali globali per molti anni, e faccio sempre in modo di visitare periodicamente questi uffici", ha affermato Mourfarige.

Conclusione: gli imprenditori e i proprietari di piccole imprese ora hanno alternative convenienti e flessibili per esercitare la presenza fisica nei mercati chiave di tutto il mondo.

"Il modo in cui lo vediamo", afferma Emin Tatosian, co-fondatore della startup di Fintech, FastFin, "è che si tratta di un ufficio basato sul cloud, una risorsa elastica per noi. Possiamo espanderci e contrarsi a seconda delle esigenze."