La tecnologia è fonte di distrazione, non c'è dubbio. Invece di lasciare che i gadget elettronici distolgano la tua attenzione da attività più importanti nella tua giornata di lavoro, usali per affinare la tua attenzione.

Molti metodi di gestione del tempo richiedono un simposio multiday da padroneggiare. Una semplice alternativa è la tecnica Pomodoro di Francesco Cirillo, che prende il nome dal timer da cucina da 25 minuti a forma di pomodoro Cirillo usato per mantenere la sua attenzione mentre studiava al college a Roma.

In 25 minuti, puoi imparare gran parte di ciò che c'è da sapere sul semplice approccio di Pomodoro alla gestione del tempo. L'e-book gratuito Pomodoro Technique (download PDF) richiede così tanto tempo per essere letto.

In poche parole, si elencano le attività di ogni giorno e si determina il numero di "Pomodori", o blocchi di tempo di 25 minuti, che si spendono su ciascuno; puoi regolare la lunghezza dei tuoi Pomodori, ma 25 minuti seguiti da una pausa di 5 minuti sembra funzionare per molte persone. Dopo quattro Pomodori, fai una pausa più lunga.

Mentre lavori, tieni traccia del numero di Pomodori che ogni attività richiede effettivamente di completare. Alla fine della giornata, si confronta la stima con i risultati effettivi per ogni attività. Utilizza queste informazioni per migliorare le tue stime future.

Il pomodoro parlante traccia la tua giornata lavorativa

Diversi programmi sono stati scritti per l'uso con la tecnica di Pomodoro. Quello su cui mi sono stabilito è il libero Pomodoro Timer, un programma open source che inserisce un'icona di pomodoro nell'area di notifica di Windows; l'utility è disponibile anche per Mac e Linux.

Pomodoro Timer non ha documentazione o informazioni di aiuto, quindi devi prenderlo o lasciarlo. Dopo aver installato il programma, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del pomodoro nell'area di notifica e selezionare Avvia Pomodoro. Ti viene richiesto di dare un nome al Pomodoro. Fare clic su OK per avviare l'orologio.

Scegli Impostazioni nel menu di scelta rapida per aprire la finestra di dialogo che mostra le opzioni per modificare la durata di ogni Pomodoro, regolare gli avvisi e gli effetti sonori del programma (dovrai deselezionare "Segnale acustico" di sicuro) e nominare e rintracciare il tuo Pomodori.

Mentre lavori, il tempo rimanente nell'attuale Pomodoro conta all'uscita nell'area di notifica con numeri neri. Seleziona "Mostra contatore del tempo" nella finestra di dialogo Impostazioni per visualizzare il tempo rimasto in un piccolo popup sotto il numero nero di presagio.

Archiviazione della gestione del tempo di gestione: interruzioni

Naturalmente, i giorni lavorativi sono spesso imprevedibili. Le interruzioni sono a volte interne, come la necessità di controllare la posta elettronica ea volte esterna, ad esempio un telefono che squilla o un incontro estemporaneo con il proprio capo. Una volta interrotta, metti in pausa Pomodoro facendo clic con il pulsante destro del mouse sul conto alla rovescia e selezionando Interrompi Pomodoro. Se l'interruzione diventa un'attività, registrarla insieme agli altri Pomodori del giorno.

Sul tuo registro di Pomodoro registri quanto sia urgente e importante ogni interruzione, e se non fosse nessuno, prova a rimandarlo in futuro fino a quando non avrai completato l'operazione. L'obiettivo è migliorare la tua capacità di prevedere il tempo richiesto da varie attività.

Quando sei pronto per tornare al lavoro, scegli Riprendi Pomodoro dal menu di scelta rapida.

L'e-book consiglia di utilizzare la carta per pianificare i Pomodori di ogni giorno e registrare i progressi e le interruzioni del lavoro. Naturalmente, puoi facilmente utilizzare un foglio di calcolo, un record del database o un file di testo per tracciare la tua attività lavorativa. Ho usato l'editor di testo predefinito del mio PC per creare il mio log Pomodoro (sembra qualcosa che vedresti vicino al tuffo di avocado ad una festa).

Per visualizzare le statistiche sui tuoi Pomodori passati, seleziona Statistiche nel menu di scelta rapida. I Pomodori sono elencati per nome, data di fine e durata, insieme alle informazioni sulle interruzioni. È possibile ordinare le voci per ogni colonna, ma non è possibile esportare le informazioni oltre a copiare e incollare singolarmente ciascuna voce.

Ho passato un paio di giorni a registrare e analizzare Pomodori. Il processo non si è intromesso nella mia giornata lavorativa. Dal momento che la maggior parte delle persone pianifica il proprio tempo di lavoro in base a segmenti di mezz'ora, la previsione del tempo che ogni attività avrebbe richiesto era intuitiva. Ho registrato Pomodori solo quando ero alla mia scrivania e di solito al computer. Altre persone li useranno per pianificare riunioni e molte delle loro telefonate legate al business.

Gli incrementi di mezz'ora si sono rivelati troppo brevi per me. Ho aumentato l'intervallo a 1 ora e il tempo di interruzione a 10 minuti. Avevo soffiato subito dopo i promemoria della pausa a 25 minuti, ma di solito ero pronto per una breve pausa dopo un'ora di lavoro costante.

Lavoro da casa, quindi un vantaggio inaspettato di registrare le mie interruzioni è stata la decisione di disattivare la suoneria sulla rete fissa durante la giornata lavorativa. Mi affido al mio cellulare per lavoro, quindi quasi ogni chiamata sulla rete fissa dalle 9 alle 5 era un pitch robo-call marketing o un promemoria per l'appuntamento. (Il nostro numero di casa è registrato su ogni elenco di chiamate non disponibili, ma i campi di marketing indesiderati persistono).

Sia che tu pianifichi e registri regolarmente i tuoi Pomodori o lo faccia solo per un breve periodo, è probabile che tu abbia una migliore comprensione di come passi effettivamente la tua giornata di lavoro. Le informazioni renderanno la tua pianificazione più accurata e potrebbero anche indicare i modi in cui è possibile ridurre al minimo le interruzioni ed evitare altri lavaggi di giorni lavorativi.