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Per Todd Spodek, la decisione di dotare il suo studio legale di New York delle applicazioni software di Google ha ridotto a un unico bisogno: la collaborazione.

"Abbiamo optato per Google perché era in prima linea negli strumenti basati su cloud", ha affermato Spodek, a capo del gruppo Spodek Law Group. "Abbiamo tre uffici, quindi la sincronizzazione delle informazioni è fondamentale in quanto ci consente di fare tutto da remoto.

"È davvero un processo semplificato e tutto è facile da gestire", ha aggiunto.

G Suite, come le App per il lavoro di Google sono state rinominate l'anno scorso, è stata creata per Internet: non c'è da stupirsi, data l'eredità post-PC di Google. Questo approccio ha informato le sue applicazioni, che funzionano sul cloud. Significa anche che la tua azienda non perderà mai dati o documenti perché tutte le modifiche sui documenti di Google vengono salvate e salvate automaticamente su un cloud di Google. Tutto ciò di cui la tua squadra ha bisogno è un browser web su un computer o dispositivo mobile con accesso a Internet.

Se stai migrando da Microsoft, tieni presente che potrebbe essere necessario un po 'di tempo per passare il tuo flusso di lavoro da MS Office a Google Apps. Potrebbe anche richiedere del tempo - e un po 'di incoraggiamento - per convincere alcuni utenti ad accettare la struttura delle cartelle in Gmail rispetto a ciò che sono stati abituati a utilizzare con Outlook.

G Suite è per tutti?

I bisogni e le priorità non sono uniformi, tuttavia; Diamo un'occhiata ad alcune aree in cui G Suite potrebbe non essere adatto alla tua piccola azienda.

Mentre Google ha ridotto il divario di funzionalità rispetto a quello di anni fa, i documenti e le opzioni di presentazione di G Suite rimangono ancora più limitati rispetto a Microsoft Word e PowerPoint. Quindi se senti la necessità di ogni possibile funzione nel caso, Office è la scelta migliore.

Poiché tutto è nel cloud con G Suite, i tuoi dipendenti verranno interrotti temporaneamente se la loro connessione a Internet è in corso o c'è un'interruzione di Google.

Google all'inizio di quest'anno ha annunciato che avrebbe smesso di scansionare le e-mail di persone che utilizzavano le e-mail Gmail gratuite per personalizzarle. La società ha escluso gli account aziendali di G Suite dalla personalizzazione degli annunci. Tuttavia, alcuni potrebbero avere dei dubbi sulla privacy riguardo al fatto che qualcuno stia leggendo e-mail. Alla fine, la domanda si accende su come sei paranoico.

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Ma quelli sono problemi minori. Nel frattempo, la società è in procinto di aggiungere 10 nuove funzionalità alla suite entro la fine dell'anno. Se sei una startup o una piccola azienda, diamo uno sguardo più da vicino perché G Suite potrebbe essere adatta alle tue esigenze.

Prezzo

Il prezzo è interessante. G Suite è offerto in diversi livelli e versioni. Un abbonamento mensile per ufficio professionale e versioni aziendali varia tra $ 5 e $ 10 per utente. Al contrario, il costo mensile per le versioni aziendali di Microsoft Office 365 varia tra $ 8, 25 e $ 15 per utente per l'edizione premium.

Familiarità

Grazie allo status di brand iconico di Google, molti dei tuoi dipendenti hanno probabilmente già familiarità con Gmail e con gli altri prodotti G Suite e tutti i documenti, le schede e il calendario di Google hanno curve di apprendimento minime. Ciò significa che non dovrai preoccuparti di formare dipendenti o investire in personale di supporto interno.

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Semplicità

Un singolo accesso garantisce l'accesso all'intera suite di applicazioni e gli utenti degli stessi gruppi di lavoro sono in grado di condividere automaticamente le informazioni. Ciò lo rende conveniente per la collaborazione su file digitali in tempo reale da parte dei dipendenti o persino dei clienti.

C'è un grande vantaggio quando si tratta dell'organizzazione di e-mail: invece di intasare il disco rigido del tuo computer con gigabyte di e-mail, puoi facilmente archiviare i messaggi nel cloud e non devi mai preoccuparti di sincronizzarli su un altro dispositivo.

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Convenienza

Essendo basato sul cloud si traduce in praticità. I dipendenti possono accedere alle proprie informazioni ovunque si trovino da qualsiasi dispositivo. E nel caso in cui siano bloccati da qualche parte fuori portata e non riescano a trovare una connessione a Internet, possono comunque accedere ai loro documenti offline. Gli amministratori possono anche controllare l'accesso offline utilizzando i criteri del dispositivo.

La capacità di collaborare, in generale, è molto più semplice con Google. Elimina qualsiasi necessità di portare in giro una chiavetta per sincronizzare tra un desktop dell'ufficio e il tuo portatile nel caso in cui tu debba lavorare in remoto.

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Compatibilità

G Suite semplifica la condivisione dei documenti e la modifica di gruppo. Invece di passare attorno a un documento di Word e provare a tenere traccia delle revisioni, diversi editor possono lavorare sullo stesso file di Google Doc allo stesso tempo. Alcuni potrebbero ostacolare il passaggio dato la popolarità di Microsoft Office. Ma G Suite consente agli utenti di modificare i file di Office senza richiedere loro di avere il software Office. Dopo aver apportato le modifiche a un file, gli utenti possono selezionare File> Scarica come dal menu per salvare qualsiasi documento di modifica nel formato Office. Google offre anche un'estensione che consente agli utenti di modificare i file di Office senza doverli convertire nel formato di Google.

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Sicurezza

Se la tua attività si basa su Android - che, ricordiamolo, è la piattaforma telefonica più popolare al mondo - o Google Chromebook, G Suite offre un legame armonioso con quei sistemi hardware. Inoltre, se fornisci dipendenti con telefoni Android di proprietà dell'azienda, G Suite fornisce strumenti di sicurezza e amministrazione che possono reimpostare il dispositivo da remoto e impedirne l'utilizzo da parte di qualcun altro in caso di furto o perdita.

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Ci sono sicuramente più funzionalità in Word, Excel, PowerPoint e altre offerte Microsoft. Ma a parte la rara occasione, quante volte ti mancherà davvero di non avere più accesso a quelle funzioni? La maggior parte delle persone usa solo una minima parte delle campane e dei fischi che Microsoft inserisce nelle sue app comunque.