Organizzare un momento di incontro con amici o colleghi può essere noioso.

Con così tanti orari da sistemare e poco approfondire quando, esattamente, i partecipanti sono disponibili, trovare la fascia oraria dorata comporta spesso una lunga e apparentemente infinita discussione via e-mail.

È qui che entra in gioco Doodle. Il servizio gratuito facilita lo stress della programmazione consentendo di creare un sondaggio di più date e orari proposti. Quindi, ogni partecipante indica disponibilità e viene trovato un tempo reciproco. Semplice, vero?

Anche se il servizio non è nuovo, continuo a presentarlo ai colleghi e mi meraviglio del modo in cui il loro atteggiamento cambia rispetto agli eventi di programmazione. Personalmente, Doodle mi ha aiutato a coordinare i tempi per eventi casuali (come andare al cinema) e riunioni al di fuori del lavoro.

Creare un sondaggio di eventi è abbastanza semplice, ma ecco alcuni suggerimenti per aiutarti.

• Per iniziare, vai su Doodle.com e fai clic su "Pianifica un evento". Ti verrà chiesto di fornire all'evento un orario, un luogo e una descrizione. Inserisci il tuo nome, indirizzo e-mail (ti consiglio di farlo) e fai clic su Avanti.

• Ora fai clic sulle possibili date delle riunioni e fai clic su Avanti. Nella pagina seguente ti verrà chiesto di proporre alcune volte per ogni data. I tempi dovrebbero riflettere una durata come "1 a 2 pm"

• Se i tempi sono gli stessi per ogni data, fai clic su "Copia e incolla prima riga" (in basso). Puoi anche rimuovere qualsiasi data facendo clic sull'icona del cestino a sinistra di una riga. Al termine, fai clic su Avanti.

• Nel passaggio di installazione finale, fai clic su Impostazioni per visualizzare alcune opzioni come nascondere le informazioni dei partecipanti e limitare i partecipanti alla scelta di una sola opzione. L'ultima casella di controllo "Limita il numero di partecipanti per opzione" è utile quando si pianificano più sessioni per un evento.

• Ora sei pronto per distribuire il sondaggio ai partecipanti. Fai clic su Fine, copia il link di partecipazione e invialo agli invitati. Mantieni il "link di amministrazione" sicuro: lo utilizzerai per apportare eventuali modifiche al sondaggio o chiudilo dopo aver individuato la fascia oraria corretta.

Se hai fornito il tuo indirizzo e-mail nel primo passaggio, riceverai notifiche ogni volta che i partecipanti lasciano un commento o inviano la loro disponibilità. Mentre i partecipanti controllano i loro orari preferiti, questi slot saranno evidenziati in verde, aiutandoti a ordinare le presentazioni.

Una volta che tutte le disponibilità sono state inviate, Doodle ti mostrerà qual è il momento migliore per tutti in grassetto la data e l'ora più piacevoli.

Ora puoi concentrarti su cose più importanti, come pianificare l'evento reale. Prego.