Sei modi per lavorare più velocemente in MS Outlook

Le organizzazioni grandi e piccole si affidano a documenti Word, fogli di calcolo Excel e presentazioni PowerPoint per portare a termine il lavoro. In un certo senso Outlook è il cugino povero delle tre app di Office di alto profilo. Ma il vero cavallo di battaglia nella suite onnipresente di Microsoft è il non-glamorous e-mail / gestore di contatti / pianificatore di attività.

Questi sei suggerimenti per Outlook 2010, 2007 e 2003 ti permetteranno di spendere meno tempo per riaprire i messaggi archiviati, far scorrere la memoria sui promemoria, trascinare i file per inviarli come allegati, aggiungere termini al correttore ortografico, liberare spazio sulla barra delle applicazioni e migliorare il tuo elenco di scorciatoie da tastiera per salvare i clic per Outlook.

Archivia i messaggi di una cartella nella tua pianificazione

Molte persone non hanno bisogno di archiviare la propria posta elettronica di Outlook, scegliendo invece di eliminare vecchi messaggi o semplicemente di farli accumulare. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni riduce le dimensioni dei singoli account di Outlook, pertanto è possibile ricevere una notifica dai responsabili IT per archiviare alcuni dei vecchi messaggi di posta elettronica.

L'archiviazione può impedire il gonfiarsi delle cartelle, ma il recupero dei messaggi archiviati richiede più tempo rispetto alla riapertura di quelli non archiviati. Potrebbe essere necessario accedere facilmente ai messaggi precedenti all'impostazione predefinita dell'ora di archiviazione automatica di Outlook di 6 mesi. È facile ritardare l'archiviazione di Outlook o l'archiviazione del programma di cartelle e messaggi specifici.

(Si noti che la funzione di pulizia di Outlook 2010 rimuove automaticamente ciò che identifica come messaggi ridondanti nelle cartelle selezionate, ma non è come archiviare i vecchi messaggi di posta elettronica.)

Per abilitare l'archiviazione automatica per la posta in una cartella specifica, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare Proprietà> Archiviazione automatica. Per impostazione predefinita, l'archiviatore viene eseguito ogni 14 giorni e si applica ai messaggi più vecchi di sei mesi. Per modificare le impostazioni predefinite, selezionare il pulsante Impostazioni archivio predefinite per aprire la finestra di dialogo Archiviazione automatica. Qui puoi cambiare la frequenza dell'archiviazione, il tempo di permanenza dei messaggi non archiviati e la posizione del tuo file archive.pst.

Per personalizzare le impostazioni di archiviazione di una singola cartella, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Proprietà> Archiviazione automatica, seleziona "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni" e fai le tue scelte. Per evitare che un singolo messaggio venga archiviato, aprilo e fai clic su File> Informazioni> Proprietà in Outlook 2010 e 2007 o File> Proprietà in Outlook 2003. Seleziona "Non archiviare automaticamente questo elemento".

Rendi i tuoi promemoria più istruttivi

Outlook ti consente di assegnare determinati messaggi a una categoria con codice colore o contrassegnarli con un flag di follow-up. Anche con questi segnali visivi potresti aver bisogno di aiuto per ricordare il significato del messaggio. Per aggiungere una descrizione che appare accanto al flag quando apri il messaggio, scegli Follow Up> Custom e inserisci una parola o una frase di spiegazione.

Per aggiungere un promemoria che verrà visualizzato anche nelle attività e nel calendario, fai clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e scegli Segui> Aggiungi promemoria. Nel campo "Flag to" aggiungi una descrizione dell'azione successiva. Questo testo apparirà nella parte superiore del messaggio insieme ad altre informazioni sul promemoria.

Il modo veloce per inviare un allegato di file

L'approccio tipico per allegare un file a una e-mail è aprire un nuovo messaggio, scegliere l'icona a forma di graffetta e navigare verso il file nella finestra della cartella che appare. Se ci si trova in Esplora risorse o in una finestra di una cartella, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e selezionare Invia a> Destinatario posta elettronica, che apre un nuovo messaggio nel programma di posta elettronica predefinito.

Potresti riuscire a risparmiare ancora più tempo trascinando il file direttamente nella posta in arrivo di Outlook, che a sua volta apre un nuovo messaggio con il file allegato automaticamente.

Personalizza il correttore ortografico di Outlook

Gli errori di ortografia sono decisamente poco professionali, il che rende la funzione di controllo ortografico di Outlook indispensabile per la maggior parte delle persone. Nessun dizionario di controllo ortografico include tutte le parole che è probabile che tu usi regolarmente nelle tue corrispondenze. Puoi rendere più accurato il correttore ortografico di Outlook aggiungendo nomi e termini che utilizzi frequentemente. In Outlook 2010 e 2007, selezionare File> Opzioni> Posta> Ortografia e Correzione automatica> Dizionari personalizzati> Modifica elenco parole. Aggiungi i tuoi nuovi termini uno alla volta e fai clic su OK due volte.

In Outlook 2003, fai clic su Strumenti> Opzioni> Controllo ortografia e seleziona il pulsante Modifica in "Modifica dizionario personalizzato". Fare clic sull'avviso, se necessario, aggiungere i nuovi termini al file Custom.dic, fare clic su File> Salva, quindi File> Esci. (OK, questo suggerimento potrebbe non farti risparmiare molto tempo, ma potrebbe farti sembrare migliore.)

Microsoft fornisce ulteriori informazioni sui dizionari personalizzati in Outlook e altre app di Office 2010 nel sito di supporto di Office.

Riduci a icona Outlook nell'area di notifica

A metà della giornata lavorativa, la tua barra delle applicazioni può essere affollata da applicazioni ridotte al minimo, anche se scegli l'opzione per raggruppare più finestre aperte per programma. (Per impostare questa opzione, fare clic con il tasto destro sulla barra delle applicazioni, selezionare Proprietà> Barra delle applicazioni e selezionare "Combina sempre, nascondi etichette" nel menu a discesa accanto a "Pulsanti della barra delle applicazioni".)

Puoi rimuovere Outlook dal mix della barra delle applicazioni posizionando l'icona ridotta solo nell'area di notifica. Per fare ciò, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona di Outlook nell'area di notifica e selezionare Nascondi se ridotto a icona. Quindi Outlook minimizzerà solo l'area di notifica piuttosto che la barra delle applicazioni.

Passa rapidamente a un'altra app di Office

Se hai un'app di Office aperta, è probabile che alla fine dovrai lavorare in un'altra. È possibile aprire un nuovo documento di Word, un foglio di lavoro Excel, una presentazione di PowerPoint o un altro tipo di file da Outlook premendo Ctrl + Maiusc + H. Questa scorciatoia da tastiera apre la finestra di dialogo Nuovo documento di Microsoft Office. Basta scegliere il tipo di file desiderato e fare clic su OK.

Il sito di Microsoft Office elenca decine di scorciatoie da tastiera per Outlook 2010, Outlook 2007 e Outlook 2003. Ecco le scorciatoie per l'e-mail:

Passa a Posta in arrivo: Ctrl + Maiusc + I

Passa a Posta in uscita: Ctrl + Maiusc + O

Scegli l'account per inviare un messaggio da: Ctrl + Tab (attiva la riga A), quindi la scheda sul pulsante Account

Invia: Alt + S

Rispondi a un messaggio: Ctrl + R

Rispondi a tutti a un messaggio: CTRL + MAIUSC + R

Contrassegna un messaggio come non indesiderato: Ctrl + Alt + J

Visualizza contenuto esterno bloccato (in un messaggio): Ctrl + Maiusc + I

Pubblica in una cartella: Ctrl + Maiusc + S

Controlla la nuova posta: Ctrl + M o F9

Vai al messaggio successivo: freccia su