Sii onesto con te stesso. Quanto spesso fai solo una cosa alla volta?

Controlla la posta elettronica sul telefono durante le riunioni? Ti ritrovi improvvisamente a controllare Facebook e Twitter invece di mettersi al lavoro?

Anche adesso, mentre cerco di scrivere questo pezzo dedicando tutta la mia attenzione, il mio cervello mi prega di controllare Facebook, aggiornare la mia casella di posta, controllare le mie @mentions su Twitter e rispondere al messaggio di testo che non voglio veramente per rispondere comunque.

Come funziona il tuo cervello contro di te

Anche se alcuni sono fiduciosi di essere perfettamente bravi multitasking, è più probabile che tu completi un'attività se ti impegni a fare una cosa alla volta.

L'attenzione non è l'unico problema, tuttavia: lottare per completare le attività accuratamente e in tempo può essere attribuito a qualcosa che quasi ogni persona può riguardare: procrastinazione.

Secondo uno studio di 10 anni pubblicato di recente da un professore della Haskayne School of Business, la distraibilità, l'avversione al compito e l'impulsività sono tutti i principali fattori predittivi della procrastinazione.

Sembra familiare? Il colpevole è un tuo caro amico - si chiama Internet.

Coloro che svolgono gran parte del loro lavoro alla scrivania e al computer affrontano costantemente l'esigenza di sfuggire alle attività legate al lavoro e di scappare in un mondo colorato di video di YouTube, notizie in tempo reale, club sociali e qualsiasi altra attività che fornire una felicità istantanea sui compiti comparativamente negativi che implorano di essere completati.

Il problema è che sei perfettamente consapevole del fatto che ti sarebbe di grande aiuto controllare immediatamente quell'elemento dalla tua lista di cose da fare, ma non iniziare ancora.

I secondi, i minuti, le ore passano fino a quando l'orologio non colpisce due volte e non è ancora stato completato completamente un compito. E non è solo lavoro: anche le faccende domestiche, le commissioni e i progetti collaterali colpiscono queste abitudini sgradevoli.

Laura Shin di Lifehacker ha recentemente affrontato questo argomento e ha predicato la logica che nessuno di noi vuole sentire:

"... quando guardiamo le persone che sono in grado di 'fare di più' di noi, spesso è semplicemente perché gestiscono meglio il loro tempo Una delle nostre più grandi sfide quando si tratta di capitalizzare in tempo: non lo sappiamo come lo spendiamo ".

L'approccio in tre fasi per essere più produttivi

Decidere semplicemente di gestire meglio il tuo tempo non è abbastanza. Come scoperto, un buon numero di noi sono cablati per rimandare compiti - compreso il compito di gestire il tempo in modo più efficace.

Il metodo migliore per trascorrere il tempo in modo più efficace può essere suddiviso in un approccio a tre punte che combatte alcuni dei problemi associati a multitasking e procrastinazione malsani: gestione delle attività, concentrazione e uso consapevole del tempo.

Step 1: Usa gli elenchi delle cose da fare nel modo giusto

Vi sono infiniti consigli sul modo "giusto" di creare e gestire liste di cose da fare. Questi sistemi - che possono essere semplici come una nota appiccicosa, o complessi come il metodo "GTD" - non sono mai una bacchetta magica, ma molti sono spesso basati sugli stessi principi:

Scrivilo. Sii specifico. Riconoscere (e talvolta, premiare) il successo.

L'unico problema è che spesso, siamo così presi dalla composizione delle nostre liste di cose da fare, che anche quell'attività diventa un modo per procrastinare.

Wunderlist (Mac, iOS e Android) è un'app per la lista delle cose da fare, pulita e ben progettata che ti consente di ottenere tutto quanto sopra, senza la scia della carta.

Quando viene immessa un'attività, ti verrà anche chiesto di includere anche le attività secondarie. Usa queste sottoattività come azioni. Ad esempio, se il tuo articolo principale è "rendere la casa senza macchia", i tuoi sottotitoli potrebbero includere "pavimenti a zazzera", "fogli di cambiamento" e "mettere via i piatti".

Delineando l'azione specifica che è necessario eseguire per completare un'attività, è molto più probabile che lo faccia.

Man mano che si completano queste attività secondarie, selezionarle in Wunderlist, fino a quando non si riesce a eliminare definitivamente l'attività principale. Quando tutto è stato detto, l'app archivierà le tue cose da fare completate, permettendoti di riconoscere i tuoi successi a colpo d'occhio.

Passo 2: Tempo ogni singolo compito

Quanto tempo impiega veramente a pulire la tua casella di posta elettronica al mattino o a scrivere quella proposta? Se sei uno dei tanti che consente agli elenchi di cose da fare di competere con le distrazioni, potresti perdere ore di produttività.

Per combattere queste abitudini, tieni traccia di quanto tempo dedichi a ciascuna attività. In questo modo creerai solo una pressione sufficiente per costringerti a concentrarti sull'attività e ti consentirà di giudicare l'efficienza con cui stai usando il tuo tempo. Ecco alcuni modi semplici e accessibili per tracciare il tempo trascorso:

• Mantieni un semplice foglio di calcolo . Per utilizzare questo metodo, crea una tabella a due colonne di base in qualcosa come Google Docs, Evernote o anche Excel. Quindi, utilizzando il cronometro incorporato sul telefono, registra il tempo necessario per completare ciascuna attività. In alternativa, creare una tabella a tre colonne e registrare le ore di inizio e di fine.
• Usa un'app come Toggl. Questa app gratuita per iOS, Android e il tuo desktop ottimizza il processo di monitoraggio del tempo. L'interfaccia è minima, offrendoti gli strumenti per descrivere l'attività e avviare un timer. Una volta completata l'attività, interrompila e verrà aggiunta al registro.
• Il dispositivo all-in-one: RescueTime. Questa robusta applicazione desktop e mobile elimina gran parte del lavoro manuale, traccia automaticamente e registra come passi il tuo tempo. Il servizio, che ha pagato e versioni gratuite, arriva addirittura a permettere di bloccare i siti Web che distraggono mentre si affronta un progetto importante.

Step 3: Metti a fuoco il cervello

Di volta in volta, la scienza ha dimostrato che sebbene tu non possa essere sintonizzato sui rumori nel tuo posto di lavoro, quei suoni ambientali sono stressanti cronici nel tempo. Chatter, munching e digitazione possono influire negativamente sulla capacità di essere produttivi e concentrarsi su un'attività.

È qui che entra in gioco un'app come White Noise (Android, iOS). Riempiendo le tue orecchie di rumore ambientale (come rumore rosa, rumore bianco o persino suoni come l'acqua che scorre), altri rumori vengono spazzati via, permettendoti di concentrarti sul tuo compito.

È interessante notare come la società di software Autodesk abbia sperimentato l'emissione di rumore rosa sugli altoparlanti nei suoi uffici. Sebbene non sia chiaro se la produttività aumenti, le chiacchiere da ufficio sono state molto più evidenti quando il rumore rosa è stato temporaneamente disabilitato.

Quindi, prova questo: ogni volta che inizi un'attività, sintonizzati sul rumore ambientale utilizzando un'app come White Noise o un sito Web come SimplyNoise.com. Quindi, quando hai terminato l'operazione, disattiva l'audio.

Non solo raccoglierai i benefici dell'eliminazione dei rumori negli uffici, ma il rumore rosa attirerà il tuo cervello, facendogli sapere che è ora di essere produttivo.

Adesso è il tuo turno

In nessun modo è una formula o un sistema magico che promette di risolvere tutti i tuoi problemi di gestione del tempo. Ma alcune combinazioni o adattamenti dei suggerimenti di cui sopra dovrebbero seriamente migliorare la tua produttività. Sperimenta con metodi diversi e non aver paura di provare qualcosa di nuovo, semplicemente non perdere troppo tempo.

Hai delle buone pratiche per massimizzare la tua produttività? Condividi i tuoi metodi nei commenti.