È dopo le 21:00 e sei tentato di controllare l'email di lavoro sul tuo telefono un'ultima volta prima di chiamarla una notte.
Cattiva idea.
Secondo i ricercatori della Michigan State University, le persone che hanno usato il telefono dopo le 21 sono state più sonnolente e meno impegnate al lavoro il giorno successivo. Chad Brooks di BusinessNewsDaily ha riferito lo studio lo scorso gennaio.
Nel mese scorso "Brevity è l'anima dell'e-mail", ho sottolineato che in media i dipendenti trascorrono più di un quarto del loro tempo a lavorare tramite e-mail. In una recente indagine su 1300 professionisti di OfficeNet.com, l'e-mail è citata come il più grande perdita di tempo (44 per cento), seguita da vicino da riunioni (42 per cento).
In un mondo sempre connesso, molti lavoratori sentono la necessità di controllare la loro casella di posta elettronica una o due volte l'ora, e spesso fino a mezzanotte. L'esperto di produttività Peter Bregman consiglia di ridurre i controlli e-mail a non più di un'ora e Edouard di People Skills Decoded suggerisce di controllare l'e-mail solo due volte al giorno.
Le distrazioni sul posto di lavoro prendono molte forme. Rachel Emma Silverman del Wall Street Journal ha riportato nel dicembre 2012 uno studio condotto dall'Università della California, Irvine, ricercatori che hanno rilevato che gli impiegati sono interrotti o interrotti autonomamente circa una volta ogni tre minuti e possono impiegare fino a 23 minuti per un lavoratore interrotto per tornare al compito originale.
L'articolo WSJ cita un programma del Software and Services Group di Intel che consentiva ai dipendenti di impostare un blocco di quattro ore di "heads down" ogni settimana privo di riunioni non urgenti. Durante questo periodo non ci si aspettava che i lavoratori rispondessero alle e-mail interne.
Un modo per prevenire le interruzioni automatiche consiste nel disabilitare temporaneamente i siti e i programmi che molto probabilmente ti inducono a interrompere l'attività in corso. Felix Belzile's Cold Turkey ti consente di bloccare l'accesso ai servizi e alle app che selezioni al momento impostato. Il programma è donationware, il che significa che lo sviluppatore suggerisce una donazione di $ 10 ma ti consente di decidere l'importo che desideri spendere, oltre alla percentuale del pagamento che desideri indirizzare a un'organizzazione benefica.
Con Cold Turkey, ciò che blocchi rimane bloccato finché non trascorre il periodo che hai preimpostato. Se preferisci mantenere l'opzione di interrompere il tuo periodo privo di distrazioni, Focus Booster gratuito posiziona un timer di lavoro sul tuo schermo per la durata della tua scelta.
Il distrattore-bloccante che non si scherza
Dopo aver installato Cold Turkey, viene aperta una guida introduttiva nel browser predefinito. Fai clic sul pulsante Avanti per aprire la schermata Blocca quale, mostrata nella parte superiore di questo post. Per impostazione predefinita, Cold Turkey offre il blocco di Facebook, Twitter, Reddit, StumbleUpon, Addicting Games, College Humor e altri quattro siti. Per rimuovere uno dei siti preselezionati, fai semplicemente clic sulla X accanto al suo nome. Per aggiungere un sito all'elenco dei blocchi del programma, fai clic su "Aggiungi qualcosa" e inserisci l'URL.
Nessun programma è bloccato per impostazione predefinita; per aggiungere un'app al tuo elenco bloccato, fai clic su "Aggiungi qualcosa" in Applicazioni, naviga in Explorer sul file eseguibile del programma e seleziona Apri. Al termine dell'elenco di blocchi, fare clic su Avanti.
La schermata Blocco quando presenta un calendario di sette giorni che consente di impostare il tempo di blocco in incrementi di 30 minuti dalle 8.00 alle 23.00. Puoi anche bloccare o sbloccare tutto. Una volta scelti i tempi durante i quali si desidera limitare l'accesso, fare clic su Avanti.
Ti viene offerta l'opportunità di ritirarti dalla selezione e sei avvisato che dopo aver fatto clic sul pulsante "Vai a Cold Turkey", non sarai in grado di modificare le impostazioni fino all'ultimo degli ultimi 30 minuti che hai selezionato è scaduto. Ma puoi espandere il tempo di blocco e aggiungere più siti e programmi all'elenco dei blocchi in qualsiasi momento.
Il messaggio di conferma del blocco indica che potrebbe essere necessario aggiornare il browser affinché le restrizioni abbiano effetto. Quando ho testato Cold Turkey, è apparso un avviso dal Centro operativo di Windows 8 che aveva rilevato "software potenzialmente dannoso". Quando ho aperto la finestra di dialogo, è stata visualizzata l'opzione Pulisci sistema. Dopo che ho fatto funzionare il pulitore, l'avvertimento è scomparso senza influenzare le impostazioni di Cold Turkey.
Ogni volta che provavo ad aprire un sito sul mio elenco limitato durante un periodo di blocco, appariva un messaggio "pagina non disponibile". Allo stesso modo, quando ho tentato di aprire un'app bloccata, è apparso un avviso di errore file.
Non ho fatto di tutto per scavalcare le impostazioni dei blocchi di Cold Turkey, perché nel mio caso era sufficiente un po 'di deterrenza per tenermi concentrato sul compito da svolgere.
L'approccio di Pomodoro all'elusione della distrazione
Ho scritto sulla tecnica Pomodoro per la gestione del tempo in un post di aprile 2011. Il concetto è di creare blocchi di tempo durante i quali ti concentri interamente sull'attività da svolgere. La durata predefinita è di 25 minuti di lavoro seguiti da un'interruzione di 5 minuti. Focus Booster posiziona una piccola finestra sullo schermo che conta il tuo periodo di lavoro corrente.
Fare clic sull'icona delle impostazioni all'estrema destra del conto alla rovescia per aprire le impostazioni del programma. Focus Booster ti consente di scegliere la durata del tuo tempo di lavoro senza distrazioni e la pausa successiva. Puoi anche disattivare il suono del ticchettio mentre i tempi di lavoro e di interruzione iniziano il conto alla rovescia, disabilita gli allarmi alla fine dei periodi di lavoro e delle interruzioni, impedisce alla finestra del conto alla rovescia di persistere sullo schermo e abilita le sessioni di avvio automatico.
Non tutti hanno bisogno della disabilitazione forzata di tutti i siti o di tutte le app selezionate per evitare di essere distratti dalle loro attività di lavoro immediate. C'è qualche pericolo nell'applicazione di qualsiasi programma che blocchi alcune funzionalità del tuo sistema, come evidenziato dall'avvertimento generato da Windows quando la funzione di blocco di Cold Turkey ha avuto effetto. Nessun problema con Focus Booster.
Nota che ho provato un'altra app per bloccare Internet, la cui installazione richiedeva di fare clic su un infausto avviso di Windows che un'app potenzialmente dannosa stava tentando di modificare le impostazioni del mio PC. Quel programma alla fine non è riuscito a bloccare l'accesso a Internet, motivo per cui non sto scrivendo su di esso in questo post. Aggiornerò questo articolo se riesco a far funzionare il programma.
Sono fortunato perché sono in grado di lavorare per ore e ore su un singolo progetto senza essere tentato di controllare la posta elettronica o vedere cosa stanno facendo i miei tweeters su Twitter e amici di Facebook. Se non sei così fortunato, le app di prevenzione della distrazione come Cold Turkey e Focus Booster possono aiutarti a garantire che il tuo tempo di lavoro sia il più produttivo possibile.
Una nota sull'accesso fuori orario da parte di dipendenti non esenti: all'inizio di questo mese, Scott Sayare del New York Times ha riferito su una proposta dei sindacati e delle società francesi per limitare l'accesso alla rete dopo l'orario di lavoro da parte dei dipendenti. Le organizzazioni negli Stati Uniti sono preoccupate per i dipendenti non esenti che controllano la loro posta elettronica e che altrimenti si collegano alla rete del loro datore di lavoro al di fuori del normale orario di lavoro.
La Fair Labor Standards Act richiede che i datori di lavoro paghino ai dipendenti non esenti un tempo e mezzo per il lavoro svolto oltre la normale settimana lavorativa di 40 ore. Come Jason E. Reisman e Terry Gillespie riportano sul sito web dello studio legale Obermayer Rebmann Maxwell & Hippel LLP, le organizzazioni che consentono ai loro dipendenti non esenti di accedere all'e-mail e ad altri servizi di rete nei fine settimana o altre volte al di fuori della giornata lavorativa standard devono tenere traccia del tempo necessario assicurare che i dipendenti siano adeguatamente risarciti.
Lo scorso agosto, il ministero tedesco per l'occupazione ha emanato delle linee guida che impedivano ai manager di contattare i dipendenti dopo l'orario di lavoro tranne che per le emergenze, come riportato da Jeevan Vasagar su The Telegraph. L'obiettivo della politica è di ridurre al minimo le interruzioni del tempo libero dei dipendenti, ma è chiaro che incoraggiare o addirittura consentire ai dipendenti non esenti di accedere al proprio account di posta elettronica di lavoro o ad altre risorse di rete dai propri telefoni o dispositivi dopo l'orario rende le organizzazioni suscettibili di richieste di straordinario.
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