È più facile che mai assicurarsi che le copie dei documenti, documenti, foto, video e altri dati personali più importanti siano leggibili / visualizzabili / riproducibili molto tempo dopo che l'hardware e il software utilizzati per creare i file hanno morso la polvere.

Le quattro chiavi per l'archiviazione sicura dei dati sono scegliere formati di file che non diventeranno obsoleti, utilizzare supporti di memorizzazione che non si deteriorano o diventano inaccessibili, creare copie multiple archiviate e controllare regolarmente i dati archiviati per assicurarsi che siano ancora leggibili.

Non rimanere bloccato con formati dati obsoleti

La maggior parte dei file che si desidera archiviare sono probabilmente in formati proprietari, come ad esempio .doc, .xls e .ppt di Microsoft Office per Word, Excel e PowerPoint, rispettivamente. Nonostante l'onnipresenza di software e servizi che consentono di leggere e modificare i file di Office senza l'app di Office utilizzata per crearli, questi formati diventeranno obsoleti un giorno - forse prima di quanto si pensi.

Anche se archivi i file nei loro formati proprietari originali, è una buona idea salvare un'altra versione dei file convertita in un formato standard aperto. Questo è l'approccio adottato dal servizio di archiviazione di dati Archivematica open-source, che mantiene il formato originale del file, ma converte anche i file in appropriati formati di "conservazione" e "accesso".

Ad esempio, i piani di conservazione di tipo multimediale di Archivematica convertono i file di elaborazione di testi .doc, .rtf e .wpd in Open Document Format (ODF) basato su XML per la conservazione e nel PDF di Adobe per la visualizzazione. Allo stesso modo, il sistema salva i file di immagine raster .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga e .tiff come TIFF non compressi per la conservazione e come JPEG per la visualizzazione.

Il sistema Archivematica è ancora molto in fase di sviluppo, ma è possibile scaricare la versione alpha del software di archiviazione gratuito da utilizzare su un'appliance virtuale, una chiave USB Live o Live DVD.

Per ricapitolare, il modo migliore per garantire che i file archiviati siano leggibili mantenendo la loro formattazione originale e altri attributi è di salvarli nel loro formato nativo e in almeno un altro formato aperto generico. Ciò consente di aprire, visualizzare e modificare i file nel programma utilizzato per crearli, se disponibili, e accedere ai dati in una forma più semplice se il software proprietario non è disponibile.

Trova un supporto di memorizzazione con le gambe

Se ti stai chiedendo quanto dureranno i dati sui tuoi CD e DVD, non sarai da solo. Persino gli esperti non sono d'accordo sulla longevità attesa dei supporti ottici, e lo stesso vale per i nastri e i dischi magnetici. (X Lab offre una discussione dettagliata sulla longevità dei supporti ottici, inclusa una breve descrizione degli standard ISO per testare i supporti ottici.)

Il consenso generale è che i CD-R dovrebbero durare dai 30 ai 50 anni, i DVD-R meno di così, e CD-RW e DVD-RW ancora meno. Allo stesso modo, è probabile che i nastri e gli hard disk siano leggibili da 10 a 30 anni, mentre i dischi portatili, le chiavette USB e altri dispositivi di archiviazione a stato solido possono sopravvivere per la metà di quel tempo, forse.

Ma questi sono solo numeri. Chi vuole affidare i propri dati importanti alle probabilità? I fatti sono che qualsiasi supporto di memorizzazione può fallire in qualsiasi momento. Ecco perché è necessario archiviare i dati su più di un supporto e controllare regolarmente gli archivi per eventuali errori (maggiori informazioni su questi punti di seguito).

Due delle mie opzioni di archiviazione preferite sono le più vecchie e le più recenti: carta e online, rispettivamente. Mentre la stampa dei tuoi archivi non è rispettosa dell'ambiente, è difficile superare la durata prevista dei documenti cartacei correttamente archiviati. Ovviamente, la ricerca di file specifici in un archivio cartaceo può essere una sfida e la documentazione cartacea non è facile da convertire.

Se la ricerca e la facile accessibilità sono importanti, gli archivi di dati online sono una buona scelta. Servizi come SpiderOak e SkyDrive di Microsoft facilitano il salvataggio delle copie dei tuoi file importanti nel cloud, da cui possono essere recuperati da qualsiasi browser. (Ho descritto SpiderOak e altri due servizi di archiviazione online crittografati gratuiti in un post da giugno 2009.)

Più di un archivio, più di un posto

La memorizzazione dell'archivio dati online viola le due regole di archiviazione sicura: non si dispone dell'accesso fisico all'hardware su cui sono archiviati i file e si è sensibili allo stato finanziario del servizio che si sta utilizzando. Se il servizio subisce, non c'è alcuna garanzia che sarete in grado di recuperare i vostri dati, e dovete confidare nella capacità del servizio di mantenere e fare il backup dei suoi server di archiviazione.

La chiave è evitare di mettere tutte le uova d'archivio in un cesto. Utilizzare una combinazione di media e tipi di file durante l'archiviazione di dati importanti per aumentare le probabilità che le informazioni siano accessibili anche in futuro. E poiché i nuovi supporti di archiviazione sono sviluppati e dimostrati pratici, converti il ​​tuo archivio in una di quelle forme.

Un'altra regola di archiviazione molto importante: conserva sempre almeno una copia dei tuoi dati archiviati in un luogo diverso da casa tua o dall'ufficio. Questa è un'area in cui lo storage online è utile.

Pianifica controlli di archivio regolari

Negli ultimi due anni ho passato una buona parte del mio tempo libero usando il software audio Audacity gratuito per convertire diverse migliaia di canzoni su diverse centinaia di cassette audio in MP3. Alcuni nastri sono stati prodotti già a metà degli anni '70, ma la maggior parte è datata tra gli anni '80 e i primi anni '90.

La maggior parte dei nastri acquistati dal negozio nella mia collezione non sono riproducibili, ma ho avuto molta più fortuna con le registrazioni fatte in casa. In effetti, un nastro che ho realizzato nel 1976 ha speso una buona parte della sua vita memorizzata nel mio vecchio bug VW - a temperature gelide e calore rovente - ma suonava completamente nuovo quando ho convertito le sue canzoni in digitale (grazie, TDK !)

Quando si tratta dei tuoi file digitali importanti, non puoi fidarti della fortuna. Prendi l'abitudine di aprire una manciata di file nei tuoi vari archivi su base regolare. Se non sono accessibili, estrai uno degli altri tuoi backup e fai un'altra copia di archivio usando versioni dei file conosciute. Dopotutto, qualsiasi cosa che valga la pena salvarla merita di essere salvata bene.